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Rapport du Comité des finances

06 septembre 2006

1. Approbation du rapport des finances 2005 

Le Comité des finances a passé en revue le rapport des finances 2005, qui fait apparaître une augmentation totale des fonds de CHF 1.9 million et des réserves générales de CHF 6.3 millions. Dans leur rapport, les vérificateurs soulignent que les résultats reflètent la situation financière du COE de manière correcte sous tous les aspects matériels. Le Comité des finances a pris note avec satisfaction de l'augmentation du nombre des Eglises qui versent des cotisations, avec 75% des Eglises membres ayant versé des cotisations en 2005 comparé à 55% en 1999. 

Le Comité central ratifie et adopte le rapport des finances 2005 vérifié. 

2. Désignation des vérificateurs 

A la suite d'un appel d'offres lancé en 2004, qui a abouti à la constatation que KPMG proposait un service de vérification de haute qualité et le meilleur rapport qualité/prix, le Comité des finances a recommandé la désignation de KPMG comme vérificateurs des comptes pour une période de quatre ans en principe, sous réserve d'une désignation annuelle par le Comité central. 

Le Comité central désigner KPMG comme vérificateurs des comptes pour l'exercice 2006. 

3. Rapport de KPMG sur l'exercice 2005 

KPMG a présenté au Comité des finances le rapport des vérificateurs sur les questions découlant du mandat de contrôle qui ont surgi au cours du travail de vérification concernant l'année 2005. Le Comité des finances a discuté de ces questions avec les membres du Comité de vérification, qui ont déclaré qu'ils suivraient la mise en oeuvre des réponses de l'Administration à celles-ci. 

Deux questions ont principalement retenu l'attention. Premièrement, les vérificateurs ont observé que quand différents cadres responsables étaient interrogés sur les contrôles exécutés pour s'assurer que les paiements approuvés étaient dans les limites du budget, et pour vérifier que les bénéficiaires avaient apporté la preuve que les dons reçus avaient été dépensés conformément au but convenu, il y avait une certaine inégalité dans la qualité des réponses et dans la manière dont les contrôles avaient été exécutés et étayés par des documents justificatifs. En réponse à cela, on a confirmé que des directives de contrôle allaient être publiées et mises en oeuvre d'ici juin 2007. La seconde question concernait le fait qu'il y a une dépendance excessive à l'égard de professionnels des finances très peu nombreux, les départs n'étant pas compensés depuis deux ans. Cette question est en cours de solution grâce au recrutement de personnes compétentes. 

4. Rapport sur la stratégie de mobilisation des fonds 2006-2008 et sur les cotisations 

Le Comité des finances a pris connaissance d'un rapport sur la stratégie des revenus 2006-2008 et sur la campagne de mobilisation des cotisations.  

Le Comité des finances a reconnu que le COE doit collaborer avec les Eglises membres quand il lance des campagnes de mobilisation des fonds.  

La discussion a porté notamment sur les règles à appliquer quand une Eglise membre n'a pas payé ses cotisations durant trois ans, et n'a pas répondu aux communications du COE tout au long de cette période. Il y a actuellement 25 Eglises qui n'ont fait aucun paiement depuis au moins 2002. Le Comité des finances a suggéré que les membres du Comité central prennent contact et discutent avec les Eglises membres de leurs régions sur ces questions de l'appartenance au Conseil et de l'engagement à son égard. 

Le Comité central approuve et adopte le principe selon lequel les Eglises qui ne se sont pas acquittées de leurs cotisations durant trois années consécutives et n'ont pas non plus communiqué avec le COE durant cette période soient déclarées non actives, comme l'avait recommandé l'Assemblée.  

Le Comité central demander à tous les membres du Comité central de le soutenir et d'agir pour aider le Conseil à atteindre l'objectif d'un revenu annuel de CHF sept millions dans les trois ans à venir.

5. Budget 2007 

Le Comité des finances a passé en revue le projet de budget 2007 tel qu'exposé ci-après, et entendu un rapport sur les hypothèses budgétaires et les questions qui se posent.  

Comparé au budget cadre 2007 qui avait été présenté au Comité exécutif en février 2006, les dépenses budgétées ont augmenté de CHF 1.3 million pour passer à CHF 37.9 millions, alors que les revenus budgétés restent à CHF 39 millions. L'accroissement des coûts par rapport au budget cadre s'explique d'une part par une augmentation des frais de personnel équivalente à cinq nouveaux postes et, d'autre part, par une augmentation des frais de programmes et d'infrastructure, ces derniers concernant en particulier les frais d'entretien du bâtiment.  

Selon le projet de budget, les fonds non assortis de conditions devraient augmenter de CHF 1.8 million, soit une diminution de CHF 0.5 million par rapport à la cible de CHF 2.3 millions fixée dans le budget cadre. 

Dans l'ensemble, le projet de budget demeure équilibré, au sens où le total des revenus dépasse le total des dépenses. Sur la base du niveau actuel des réserves générales de CHF 6.3 millions, qui sera augmenté en 2006 de CHF 1.2 million, une cible de CHF 1.8 million d'augmentation des fonds non assortis de conditions en 2007 suffira pour permettre au Conseil d'atteindre le niveau cible de CHF 9 millions pour les réserves générales. 

On a expliqué que le projet de budget n'est pas encore complet dans la mesure où toutes les activités détaillées n'ont pas encore été incluses dans le budget. En outre, les revenus et les dépenses d'ACT Développement ne figurent pas encore dans le budget. Il n'y a pas eu d'examen général visant à garantir une qualité constante dans le travail sur le budget et à avoir l'assurance que les frais budgétés pour les activités de projets sont raisonnables. Le Comité des finances escompte qu'un tel contrôle fera partie du processus de suivi direct qui sera coordonné par le secrétaire général pour ce budget (et, à l'avenir, coordonné par le personnel du PMER - planification, suivi, évaluation, rapports - en collaboration avec le personnel du budget et de la planification).  

 

Assortis de conditions

Non assortis de conditions

Affectés

Total

 

millions de CHF

millions de CHF

millions de CHF

millions de CHF

Fonds et réserves reportés

15.89

7.56

14.37

37.82

 

 

 

 

 

Cotisations des membres et revenus non assortis de conditions

-

6.54

-

6.54

Contributions aux programmes

25.76

-

-

25.76

Autres revenus

2.59

3.10

1.03

6.72

Total des revenus

28.35

9.64

1.03

39.02

 

 

 

 

 

Coûts de programmes et autres

15.88

3.08

1.03

19.99

Salaires

13.42

4.40

-

17.82

Transferts

0.28

(0.25)

-

0.03

Total des coûts et transferts

29.58

7.23

1.03

37.84

 

 

 

 

 

Répartition des coûts d'infrastructure

4.49

(4.49)

-

-

Total des coûts après répartition des coûts d'infrastructure

34.07

2.74

1.03

37.84

 

 

 

 

 

Répartition des revenus non assortis de conditions

5.11

(5.11)

-

-

 

 

 

 

 

Excédent/(diminution des fonds)

(0.61)

1.79

-

1.18

 

 

 

 

 

Clôture fonds et réserves

15.28

9.35

14.37

39.00

Le Comité central

  • approuve le total des dépenses et transferts de CHF 37.85 millions, en demandant que les coûts ne soient pas augmentés à moins que des contributions correspondantes ou d'autres revenus ne soient fermement promis ; 

  • demande au personnel de terminer l'élaboration du budget détaillé complet et des activités de contrôle correspondantes ; 

  • délègue aux membres du Bureau le pouvoir d'approuver le budget détaillé avant la fin de l'année, en consultation avec le président du Comité des finances. 

6. Budgets cadres 2008 et 2009 

Les budgets cadres 2008 et 2009 ont été présentés et examinés. Ils font apparaître un niveau de revenus annuels relativement stable de CHF 38.5 millions et des dépenses totales de CHF 38.3 millions chaque année. On prévoit que les fonds non assortis de conditions augmenteront de CHF 1 million en 2008 et de CHF 700 000 en 2009. 

L'augmentation des fonds non assortis de conditions en 2008 et 2009 sera affectée au financement de la rénovation du Centre oecuménique. 

Le Comité central approuver les budgets cadres pour 2008 et 2009. 

7. Examen de la planification des programmes 2007-2013 

Le Comité des finances a examiné le document GEN 06 « Planification des programmes 2007-2013 » et a présenté au Comité du programme les commentaires qui figurent en annexe à ce rapport. 

8. Rénovation du Centre oecuménique 

Le Comité des finances a pris connaissance d'un rapport concernant la rénovation du Centre oecuménique, qui portera sur un total de CHF 6.6 millions. Cette rénovation est rendue nécessaire par l'obligation de veiller à ce que le bâtiment réponde aux prescriptions concernant la prévention des incendies. Le Comité a constaté avec iniquiétude que les plans de rénovation actuels ne comportent pas d'estimations relatives à d'améliorations générales ne relevant pas de la sécurité incendie et que le plan financier présenté ne prévoit pas de provision de 10 % pour imprévus. La rénovation de la grande salle de conférences, en particulier, préoccupe le Comité des finances. 

Le Comité central

  • approuve le principe du projet de rénovation, afin qu'on puisse prendre les engagements requis ; 

  • demande que des plans détaillés et un rapport intérimaire soient présentés au prochain Comité exécutif ; 

  • demande qu'on entreprenne des efforts de mobilisation de fonds pour assurer que la rénovation de la grande salle de conférences puisse être mise à exécution d'ici 2009. 

9. Plans et financement des dépenses d'équipement 

On a examiné les plans de dépenses d'équipement pour 2006-2011, qui comprennent le projet de rénovation, la rénovation des villas de Bossey et le renouvellement de l'équipement électronique et autre. Le montant total de ces dépenses pour cette période est estimé à CHF 10 millions. 

Etant donné le niveau actuel des réserves générales, les plans en vue d'augmenter encore les réserves entre 2007 et 2009 et la prise en compte des estimations de cash-flow pour la période concernée, une analyse a montré que le montant total des dépenses d'équipement pourrait être couvert en partie, mais pas entièrement, par les fonds dont dispose le COE. On a estimé qu'il serait nécessaire de contracter un emprunt de CHF 2 millions en 2007 pour la rénovation du Centre oecuménique. 

On a confirmé que le Conseil maintient son intention de rembourser les prêts contractés pour Bossey à raison de CHF 200 000 par année. 

Le Comité central

  • approuve les plans de dépenses d'équipement pour 2007, soit un montant total de CHF 3.2 millions, montant dans lequel est comprise la première étape de la rénovation du Centre oecuménique ; 

  • délègue au Bureau la compétence d'approuver des emprunts jusqu'à concurrence de CHF 2 millions.

10. Bureaux extérieurs et représentations du COE 

Comme l'a demandé le Comité exécutif, suite à la demande du Comité des finances de l'Assemblée, le Comité des finances a examiné les coûts et une analyse des risques préparée par le personnel. 

Il existe actuellement 14 bureaux extérieurs et représentations du COE, dont sept dépendent du Programme EHAIA. Les autres sont des bureaux régionaux ou accomplissent des activités liées à des programmes spécifiques ou au Programme oecuménique d'accompagnement en Israël et en Palestine. 

L'analyse des risques a mis en lumière certaines incohérences au niveau des structures administratives et de contrôle, et souligné la nécessité d'établir des orientations générales pour ces bureaux. 

Le Comité central

  • demande que des lignes directrices concernant la gestion générale des bureaux et représentations, y compris la politique des ressources humaines, la représentation extérieure et la responsabilité institutionnelle soient présentées au prochain Comité exécutif, en accordant une attention particulière au statut juridique des différentes catégories de bureaux. 

11. Statistiques du personnel, Statut et Règlement du personnel 

Le Comité des finances a discuté d'un rapport consacré aux effectifs et catégories de personnel travaillant à Genève et sur le terrain, sur la base de contrats d'engagement d'employés ou de consultants. 

Le rapport comprend le résumé suivant de l'effectif du personnel qui, compte tenu des emplois à temps partiel, correspond à 162 équivalents plein temps. 

Catégories de personnel

Effectif

Cadres supérieurs

4

Personnel exécutif de programme (42), consultant(e)s pour les programmes/projets (4), personnel détaché (4)

50

Personnel spécialisé

"b" (équivalent à pers. exécutif de programmes + détaché (1)

19

"a" (équivalent à assistant/e administratif/ve)

9

Assistant/e administratif/ve (Genève et Etats-Unis)

59

Services centraux

Hb

6

Ha

6

Personnel hôtelier de Bossey, soumis à convention collective (CCT)

4

Assistant(e)s de programme, jeunes consultant(e)s, etc. travaillant à Genève pour une durée limitée

14

Effectif total

171

 

 

Personnel de projets en dehors de Genève

EHAIA

7

FTO Europe orientale

1

Effectif total en dehors de Genève

8

Total général dans le monde, avec contrats à Genève

179

Le Comité des finances continuera à examiner les rapports sur l'effectif du personnel et demande qu'ils comportent une analyse des coûts par catégorie. Lorsque les dépenses de personnel figurent aux bilans sous d'autres rubriques que « dépenses de personnel », la raison devrait en être donnée. 

A la suite de la recommandation de l'Assemblée concernant le renouvellement des contrats du personnel exécutif de programme, le Comité des finances a constaté que l'annexe du rapport sur la structure organisationnelle présenté par le secrétaire général (GEN 04) constitue un engagement à traduire dans les faits l'esprit de cette recommandation. 

La Comité central décide ce qui suit : 

  • lors de la création de nouveaux postes ou de vacance de postes existants, les procédures de recrutement sont ouvertes à des candidats venus de l'extérieur ; 

  • les nouveaux contrats sont signés pour quatre ans, avec la possibilité de les prolonger pour une seule période de trois ans; les exceptions jugées nécessaires doivent être approuvées par le Comité exécutif.

12. Mandats du Comité de vérification et du Groupe consultatif sur les investissements 

A la demande du Comité des finances de l'Assemblée, un projet de mandat du Comité de vérification a été préparé et soumis par ce dernier. 

Le Comité des finances a suggéré un certain nombre de modifications, dont la nomination d'un membre du Comité des finances au Comité de vérification ; pour assurer une communication efficace entre ces deux comités, il souhaite pouvoir inviter un membre du Comité de vérification à participer à ses futures réunions. Ces deux mandats devraient comporter des indications sur leur durée ; il faudrait en outre veiller à ce que chaque comité assure le renouvellement de ses effectifs. 

En ce qui concerne le Groupe consultatif sur les investissements, le Comité des finances a examiné un rapport sur la manière dont la politique des investissements est actuellement suivie. On n'a pas encore défini de mandat pour ce Groupe consultatif, dont les responsabilités, pour le moment, découlent simplement de la politique des investissements. 

Le Comité central demande qu'un projet définitif de mandat du Comité de vérification et un projet de mandat du Groupe consultatif sur les investissements soient présentés au Comité exécutif en février 2007 pour décision. 

ANNEXE 

Commentaires du Comité des finances au Comité du programme à la suite de l'examen de la planification des programmes 2007-2013 

  1. D'une manière générale, les programmes présentés paraissent très semblables à ceux qui ont été entrepris précédemment. Il serait bon d'inclure un bref rapport sur ce qui est plus spécifiquement nouveau, conformément à l'esprit de transformation et de renouveau manifesté à Porto Alegre, ainsi qu'une déclaration claire concernant les programmes et projets qui ont été conclus ou qui vont l'être. 

  1. On apprécie la manière dont la planification des programmes a été menée à bien, et notamment son examen par le Comité exécutif de mai 2006. Le Comité des finances est conscient qu'il appartient au Comité du programme d'adresser au Comité central des recommandations concernant les modifications éventuelles à apporter à cette planification. Etant donné la priorité qui semblait avoir été donnée à certaines questions par l'Assemblée, les membres du Comité des finances sont assez déçus des accents insuffisants mis sur certains domaines, tant dans la partie descriptive des projets que dans celle qui concerne les finances. Dans cette catégorie figurent les accents mis sur le Moyen-Orient, le dialogue interreligieux et la migration, sur lesquels les rapports du président et du secrétaire général insistent également. En outre, les membres du Comité des finances estiment qu'actuellement on ne met pas suffisamment l'accent sur les changement sclimatiquse et AGAPE. Par ailleurs, on n'a pas vraiment compris l'accent mis sur le nouveau projet intitulé  Plateforme mondiale de théologie et d'analyse par rapport aux autres priorités définies. 

  1. Dans l'état actuel des choses, on ne met pas de manière assez cohérente l'accent sur le rôle et les responsabilités qui incombent spécifiquement au COE dans ses activités de programme. Il semble qu'il soit prévu de renforcer cet accent au cours du premier cycle de trois ans de mise en oeuvre des programmes. 

  1. Pour pouvoir prendre des décisions efficaces sur la forme du cycle de programme de sept ans, il importe que les évaluations de milieu de période soient prévues et effectuées au début de 2009, afin que leurs conclusions puissent être présentées au Comité central d'août 2009 pour examen et décision. 

  1. Le document de planification des programmes ne mentionne pas le budget d'ACT Développement, estimé à CHF 700 000. Il serait bon d'inclure dans le document de planification une remarque pour mentionner qu'ACT Développement est une organisation en formation, définir ses objectifs et activités prévus au sein du COE et indiquer le budget estimé qui lui est affecté. 

  1. Pour assurer que les ressources générales sont exploitées au mieux, qu'on évite les doubles emplois et qu'on place les accents à bon escient, chaque programme devrait inclure une estimation des ressources et des compétences techniques dont on dispose dans l'ensemble du réseau oecuménique. Il conviendrait d'examiner la possibilité d'intégrer directement d'autres organisations dans les activités de programme là où leurs connaissances sont reconnues. Dans certains cas, une organisation extérieure peut avoir la compétence requise pour diriger un projet. 

  1. Il convient d'accorder une grande attention à la formulation des objectifs mesurables des projets. L'un d'eux, par exemple, cite au nombre des critères de réalisation le fait que les Eglises « se rendent mutuellement des comptes ». Cela semble non seulement peu clair et impossible à mesurer, mais est également injustifiable du point de vue constitutionnel, sauf en ce qui concerne les cotisations des membres ou d'autres accords financiers. 

  1. L'évolution des coûts des projets au cours de la période de trois ans ne comporte pas, comme on s'y serait attendu, trois étapes distinctes : mise en train, maturité et conclusion. On est conscient que le travail pour affiner l'évolution des budgets de trois ans devra être poursuivi. 

  1. Pour prouver que les coûts détaillés ont été estimés équitablement et raisonnablement dans les budgets, il serait souhaitable de présenter au sous-comité des finances du prochain Comité exécutif un rapport sur les conclusions et le travail effectué pour tester la qualité des informations relatives au budget. L'équipe chargée d'examiner les budgets devrait comprendre non seulement des membres du personnel des finances mais aussi des membres du personnel affecté aux programmes, qui pourraient contribuer à un examen qualitatif du budget détaillé d'un autre programme.