GEN/FIN 4 rapport du comité des finances

1. Approbation des comptes 2003

Le Comité des finances a passé en revue les comptes vérifiés de l'exercice 2003, qui présentent un excédent net de recettes de CHF 1.4 million. Ces comptes ont déjà été examinés et approuvés par le Comité exécutif en août 2004.

Le Comité des finances recommande au Comité central de ratifier et d'approuver les comptes 2003 tels qu'ils ont été vérifiés et publiés.

2. Rapport 2003 de KPMG sur la gestion

Le partenaire de vérification et le personnel de KPMG ainsi que des représentants du Comité de vérification ont rencontré le Comité des finances pour présenter un rapport fondé sur des observations découlant du mandat de vérification 2003. Le partenaire de vérification a confirmé que les mesures de contrôle fonctionnent correctement en général. On a évoqué des questions relatives au personnel ainsi que les mesures prises pour améliorer les normes comptables et les contrôles dans les bureaux extérieurs.

Le Comité des finances a pris acte du rapport en remerciant les vérificateurs et les membres du Comité de vérification de leur participation.

3. Résultats provisoires 2004

Le Comité a passé en revue les résultats 2004 provisoires. Les résultats avant consolidation font apparaître une augmentation nette des fonds non assortis de conditions et des fonds affectés de CHF 1.7 million, ce qui est proche du résultat visé de CHF 1.8 million. La diminution des fonds assortis de conditions a atteint CHF 0.7 million, alors que le budget prévoyait CHF 2.8 millions. On a constaté que bien que l'on ait réalisé des améliorations en matière de budgétisation et de prévision des dépenses, les résultats continuent à présenter des écarts considérables par rapport aux plans.

La tendance à la diminution des revenus s'est poursuivie. Si l'on ne tient pas compte des cotisations des membres et des revenus non affectés, les contributions au programme ont diminué de 5% par rapport à 2003. Le Comité des finances a confirmé que l'objectif de parvenir à des réserves générales de CHF 5.2 millions d'ici fin 2005 doit être maintenu.

Le Comité des finances a salué le travail entrepris par le personnel des finances. Il demande au Groupe de direction du personnel et au personnel du programme d'accorder une plus grande attention au sérieux et à l'exactitude des prévisions de dépenses.

4. Désignation des vérificateurs pour l'exercice 2004

A l'issue de la procédure d'appel d'offres dont les résultats ont été communiqués au Comité exécutif en août 2004, le Comité des finances recommande au Comité central de désigner KPMG comme vérificateurs pour l'exercice 2004.

5. Budget 2005

Un budget 2005 révisé a été discuté.

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Ajouter CHF 200°000 au revenu d'exploitation budgétisé de CHF 1.2 million pour Bossey, ce qui amènerait le total à CHF 1.4 million, étant donné les revenus d'exploitation de CHF 1.3 million enregistrés en 2004 et l'engagement pris de mobiliser des fonds pour couvrir les frais supplémentaires occasionnés par l'emprunt consacré à la rénovation récente de Petit Bossey.

Constater que le solde du fonds de programme attendu pour Bossey se montera à CHF 700 000, provenant essentiellement du Fonds des bourses; on corrige ainsi la prévision selon laquelle ce Fonds pourrait diminuer de plus de CHF 300 000 en une année.

A la suite des ajustements cités ci-dessus, attribuer à Bossey des revenus non affectés de CHF 350 000.

Réduire de CHF 350 000 les autres revenus budgétisés du programme des publications, étant donné que les résultats de 2004 sont demeurés en deçà du budget, ce qui revient à reconnaître la nécessité d'attribuer des revenus non affectés supplémentaires à ce programme.

Effectuer une réduction générale des coûts directs de CHF 350 000, pour assurer en 2005 une augmentation de CHF 1.3 million des fonds non assortis de conditions destinés aux réserves générales, ainsi qu'une augmentation du fonds de rénovation du Centre oecuménique de CHF 0.3 million. De cette manière, l'objectif de CHF 5,2 millions, fixé en 2003 par le Comité central pour la fin de 2005 serait atteint. (On trouvera à l'annexe A des informations sur les principes directeurs en matière de fonds et de réserves, approuvés en 2003 par le Comité central.)

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Compte tenu des ajustements susmentionnés, le budget révisé se présente comme suit:

Le Comité des finances a noté en outre que le Groupe de direction du personnel a entrepris de réexaminer la répartition au sein du personnel du temps à consacrer à la préparation de l'Assemblée. Le Comité des finances demande que cette répartition se fasse dans les limites du budget 2005 du Conseil.

Le Comité des finances recommande au Comité central d'approuver le budget 2005 révisé.

6. Plan de cash-flow, dépenses d'équipement et projet de nouvel emprunt 2005

Le Comité des finances a examiné le document "Plan de cash-flow 2005" qui propose des dépenses d'équipement de CHF 1.73 million, qui se répartissent comme suit:

Financé par des dons reçus

Achèvement du Centre de recherche oecuménique CHF 0.48 million

A financer par les réserves générales

Equipement du centre de conférences de Bossey,

rénovation de la loge, parking 0.28 million

Equipement informatique et autre, Centre oecuménique 0.12 million

A financer par un emprunt garanti par une hypothèque sur le Centre oecuménique

Système de chauffage et de ventilation, Centre oecuménique 0.85 million

Total CHF 1.73 million

Le plan de cash-flow fait apparaître que l'on dispose de suffisamment d'actifs nets pour couvrir CHF°5.2 millions de réserves générales après avoir procédé aux investissements ci-dessus, en partant de l'idée que l'on négociera vers le milieu de l'année un emprunt à long terme de CHF 800 000 pour le remplacement du système de chauffage qui s'avère nécessaire. Le coût des intérêts pour six mois en 2005 s'élèverait à CHF 15 000, qui ont été pris en compte dans le budget révisé 2005.

Le Comité des finances demande que lors de leur négociation les conditions de l'emprunt et le plan de remboursement soient soumis à l'approbation du Bureau de ce Comité.

Le Comité des finances recommande au Comité central d'approuver le plan de dépenses d'équipement 2005.

7. Fonctionnement du Comité des finances de l'Assemblée

Le Comité a examiné les tâches du Comité des finances de l'Assemblée (GEN 5.1).

Le Comité des finances estime que faire comprendre aux délégués et aux conseillers les finances et la situation financière du Conseil n'est pas une tâche aisée et que par conséquent le Comité des finances de l'Assemblée bénéficierait énormément du soutien des membres du Comité des finances actuel.

Le Comité des finances recommande

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de nommer l'un des membres du Bureau du Comité des finances pour présider le Comité des finances de l'Assemblée;

de nommer au Comité des finances de l'Assemblée tous les membres du Comité des finances présents à l'Assemblée au titre de délégués;

d'inviter tous les membres du Comité des finances présents à l'Assemblée au titre de conseillers à faire partie du Comité des finances de l'Assemblée.

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8. Transformation de la salle de conférences

Le Comité a écouté un exposé et examiné une maquette concernant le projet de transformation de la salle de conférences, à la suite d'une étude architecturale effectuée à la demande du Comité exécutif. Ce projet comprend l'orientation en longueur de la salle, la construction d'un podium surélevé, la pose d'un parquet, la suppression des panneaux de bois sur les murs pour améliorer l'acoustique, l'installation d'ouvertures spéciales dans le plafond pour obtenir un éclairage naturel et le percement dans le mur du fond de fenêtres coulissantes donnant sur une terrasse. Le coût total du projet est de CHF 1.1 million.

Le Comité a fait observer que l'orientation en largeur de la salle durant les Comités centraux est en général préférée du fait qu'elle rapproche les participants des orateurs. Il faudrait donc veiller à ce que le podium soit démontable, pour permettre différentes orientations des sièges. Il faudra également examiner la question des ouvertures pratiquées dans le plafond pour prendre en compte l'orientation de la lumière en fonction des heures de la journée et des saisons. La tapisserie pourrait être suspendue dans le hall d'entrée, dans la chapelle ou à un autre endroit de la salle de conférences.

Le Comité a pris connaissance de ce projet avec intérêt et gratitude, et demande que l'on veille à assurer un maximum de flexibilité dans l'aménagement de la salle pour permettre différentes utilisations.

Le Comité des finances recommande que les plans architecturaux et financiers soient préparés pour être soumis en septembre au Sous-comité des finances du Comité exécutif.

9. Budget 2006

Le Comité des finances a examiné le budget cadre révisé pour 2006, en notant que celui-ci comporte une diminution des coûts de programme directs de CHF 3.2 millions par rapport à 2005. Cette diminution est due à celle des cotisations des membres et au succès des efforts pour diminuer le recours aux fonds assortis de conditions en 2005.

Le budget cadre et ses conséquences ont été discutés avec le Comité du programme. On reconnaît que 2006 sera une année difficile, du fait de l'Assemblée et de l'évaluation des activités de programme.

Etant donné les incertitudes de l'exercice financier et la nécessité de parer aux éventualités, on propose d'augmenter les réserves générales de CHF 1.8 million.

Le Comité des finances estime qu'une couverture des salaires de 3 mois dans les réserves générales, objectif qui sera atteint à fin 2005, constitue un niveau de couverture minimum. Le Comité souhaiterait que l'on atteigne un niveau de couverture de 6 mois au cours des prochaines années.

Un budget détaillé sera élaboré par le Groupe de direction du personnel et soumis à l'approbation du Bureau en juin.

Le budget cadre 2006 se présente comme suit:

Le Comité des finances recommande au Comité central d'approuver le budget cadre 2006 révisé et délègue aux membres du Bureau la tâche d'approuver le budget détaillé 2006 révisé.

10. Rénovation de Petit Bossey

La rénovation de Petit Bossey, bâtiment de résidence principal des étudiants, a été menée à bien pour un montant total de CHF 1 018 000, alors que le budget prévoyait un coût de CHF 1 000 000. Le Comité a examiné un rapport décrivant et illustrant les rénovations, qui comprennent une nouvelle plomberie, de nouvelles installations électriques, de nouveaux sols et une remise en état complète de l'équipement.

L'emprunt à la construction de CHF 1 000 000, approuvé par le Bureau en juin 2004, va maintenant être converti en emprunt à long terme. Le montant annuel des intérêts s'élève à CHF 30 000, et sera couvert par l'augmentation des revenus d'exploitation de Bossey. Il est prévu que Bossey rembourse à raison de CHF 75 000 par année.

Le Comité des finances a pris connaissance du rapport et approuvé le plan de remboursement de l'emprunt.

11. Offres d'investissements du Fonds de dotation

Le Comité des finances a entendu un bref rapport sur la procédure d'offres en cours.

Le Comité des finances a pris connaissance de ce rapport et a demandé que ses résultats et conclusions soient communiqués au Bureau du Comité des finances, qui sera chargé d'approuver la nomination du nouveau responsable des investissements, conformément aux principes directeurs en la matière.

12. Rencontre avec des représentants du Conseil de fondation de la Fondation de retraite

Le président et un membre du Comité des finances ont rencontré des représentants du Conseil de fondation. Le rapport rédigé par le président de ce Conseil, qui fait état d'un léger déficit de couverture de la Fondation de retraite, a été examiné. On a discuté la demande du Conseil de fondation de faire bénéficier la Fondation d'une contribution extraordinaire. Le Comité des finances a pris note que le Conseil de fondation souhaite être informé à l'avance des décisions concernant le personnel qui pourraient avoir des répercussions sur la Fondation.

Le Comité des finances a rappelé qu'aux termes d'un accord conclu en 2003, la Fondation de retraite bénéficie à moyen terme d'une contribution annuelle fixe. Il estime qu'à l'heure actuelle il n'est pas possible de faire une contribution supplémentaire ou extraordinaire.

Le Comité des finances a demandé

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présenter un rapport sur l'évolution de la Fondation à la suite des mesures correctrices prises pour remédier au manque de couverture des obligations de la Fondation de retraite;

examiner et discuter les stratégies actuelles du Conseil de fondation, qui sont mises en oeuvre avec le soutien du Comité des finances et du Sous-comité des finances du Comité exécutif.

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13. Stratégie de mobilisation des revenus

Le Comité des finances a entendu un rapport sur la stratégie de mobilisation des fonds du COE, dont les éléments essentiels sont le renforcement des relations par le biais de la Table Ronde du COE et de visites soigneusement planifiées, ainsi que l'amélioration de la qualité du travail administratif concernant le financement et les rapports.

En 2005, un responsable de la mobilisation des fonds sera nommé auprès du Bureau des Etats-Unis. On espère que les efforts en vue de mieux impliquer les Eglises de ce pays dans la vie du COE déboucheront sur une augmentation substantielle du financement en provenance des Etats-Unis.

On encourage l'idée de mettre à nouveau l'accent sur le financement non traditionnel, pourvu que le personnel ait la possibilité de consacrer du temps supplémentaire à ces efforts.

Le Comité des finances a pris connaissance du rapport avec gratitude. Une discussion approfondie à la lumière du document d'évaluation préalable à l'Assemblée a permis de soulever quelques questions importantes:

<typolist>

Le rôle du Conseil est unique; c'est en mettant l'accent sur ce rôle et sur notre manière de le faire connaître que nous pourrons trouver de nouvelles possibilités de financement.

Les méthodes de gestion et de programme nécessitent de nouvelles approches et une meilleure mise en évidence des activités de programme et de leurs résultats.

Il est essentiel de poursuivre les efforts en vue d'améliorer la qualité des activités de programme du COE et de les faire connaître aux partenaires de financement; en améliorant la planification, la surveillance et l'évaluation, on pourra certainement contribuer à susciter la confiance des principaux partenaires de financement et les encourager à continuer à se montrer généreux.

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Le Comité des finances prie instamment le Groupe de direction du personnel d'accorder toute son attention à ces questions et de prendre les décisions nécessaires en temps voulu.

14. Campagne auprès des membres

Le Comité des finances a pris connaissance avec reconnaissance du rapport sur la campagne auprès des membres. Il a décidé de fixer à CHF 6.3 millions le nouveau montant des cotisations des membres porté au budget pour la période 2006-2008.

Ce chiffre tient compte des différentes situations économiques qui prévalent dans diverses régions et qui ont des incidences sur les montants en francs suisses que les Eglises peuvent verser. Toutefois, le Comité des finances rappelle au Comité central que l'Assemblée de Harare a fixé à CHF 10 millions l'objectif des cotisations des membres.

Le Comité des finances a réaffirmé la nécessité de s'efforcer d'augmenter régulièrement le nombre des Eglises qui participent financièrement aux activités du Conseil en s'acquittant de leurs cotisations.

Le Comité des finances rappelle au Comité central la décision prise par celui-ci lors de sa session de 2003, en vertu de laquelle les Eglises qui ne se sont pas acquittées de leurs cotisations depuis Harare deviennent des "membres non actifs" (on trouvera en annexe le texte de cette décision figurant dans le Rapport CC 2003 GEN15, "Rapport du Comité d'examen des directives I").

Le Comité des finances prie le secrétaire général d'envoyer des lettres aux Eglises qui n'ont pas versé de cotisation depuis 1998 pour leur signaler qu'elles sont considérées comme des membres non actifs, avec les conséquences que cela implique; ces lettres seront envoyées immédiatement après la présente session du Comité central.

15. Budget de l'Assemblée

Le Comité des finances a examiné le budget révisé de l'Assemblée. On a discuté des plans de mobilisation des fonds en vue de couvrir le coût de l'Assemblée, notamment celui du Mutirão.

Le budget présente un total des revenus de CHF 6.7 millions et des dépenses totales de CHF 7.1 millions, y compris une réserve pour imprévus de CHF 600 000. La différence sera couverte par des transferts de CHF 400 000 en provenance des fonds assortis de conditions.

Le Comité est inquiet de la réduction du budget de la communication, qui passe de CHF 1 million à CHF 660 000. On a expliqué que l'utilisation imaginative de nouvelles méthodes de communication a permis de réduire la masse des imprimés, ce qui se traduit par la réduction de budget original de la communication. Le Comité des finances salue de telles innovations et espère que de cette manière l'Assemblée sera accessible au plus grand nombre possible de personnes intéressées.

Le Comité des finances recommande au Comité central d'approuver le budget révisé de l'Assemblée.

ANNEXE A

Principes directeurs en matière de fonds et de réserves

(i) Catégories de fonds et de réserves

Le COE continue à prendre les mesures nécessaires pour classer ses fonds et réserves dans les catégories habituellement utilisées par les institutions de bienfaisance, à savoir :

Fonds non assortis de conditions

Fonds affectés (c'est-à-dire les fonds non assortis de conditions alloués par les autorités internes)

Fonds affectés - actifs fixes

Fonds assortis de conditions

Fonds de dotation

Réserves générales L

es réserves générales sont les fonds dont le COE dispose après avoir rempli ses obligations et engagements, sans réaliser ses actifs fixes.

Un travail est entrepris, en liaison avec les vérificateurs dans la mesure du possible, pour garantir une constante conformité aux normes internationales de présentation des comptes (IFRS). Un rapport de situation est présenté au Comité des finances et, dans l'intervalle de ses réunions, au sous-comité des finances du Comité exécutif.

(ii) Examen annuel des fonds de programme

Les obligations du Conseil à l'égard de ses fonds de programme sont les mêmes que s'il s'agissait de fonds assortis de conditions. Comme mentionné ci-dessus, on s'efforce de veiller à ce que, dans la mesure du possible, les fonds de programme soient réellement des fonds assortis de conditions.

Les soldes de fonds de programme peuvent être classés dans deux catégories, à savoir les fonds à conserver pendant plus d'une année, essentiellement destinés à des réunions, et les fonds destinés à être déboursés dans les 12 mois suivant leur réception.

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établir une documentation complète justifiant leur classement dans la catégorie des fonds de programme

assurer des classements corrects

affecterles soldes restants à des usages conformes aux voeux des donateurs

planifier les dates des déboursements si ceux-ci ont lieu au-delà d'une année.

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Normalement, les soldes des fonds de programme destinés à être déboursés dans le délai d'une année pour chaque programme essentiel devraient demeurer constants et représenter un montant situé entre 1/12 et 2/12 des contributions annuelles générales à ce programme, sans tenir compte du partage multilatéral. Si des exceptions à cette procédure devaient apparaître au moment de l'examen, il conviendra d'en rechercher la cause et de prendre les mesures qui s'imposent, en prenant notamment contact avec les partenaires pour négocier des solutions acceptables pour tous.

Les responsables compétents des finances présentent des documents à l'appui de l'examen.

(iii) Autres catégories de fonds

On veillera à n'avoir qu'un minimum d'autres catégories de fonds. Ces catégories, dont les raisons seront expliquées, devraient résulter d'exigences spécifiques énoncées dans les normes IFRS ou de recommandations des vérificateurs de comptes.

Le Comité des finances approuvera tout changement apporté aux autres catégories de fonds.

(iv) Instance habilitée à procéder à des transactions

Les transactions passant par les comptes des réserves tels que définis dans le bilan du 31 décembre 2002 doivent être approuvées avant l'établissement définitif des états financiers par le Bureau du Comité des finances.

(v) Réserves générales

Le solde obligatoire des réserves générales, définies au paragraphe 1, est l'équivalent des frais de salaire de trois mois. Le Comité des finances du COE surveille le niveau des réserves générales et veille à ce que le solde corresponde toujours au minimum requis.

(vi) Présentation des comptes

Selon les normes IFRS auxquelles se conforme le COE, celui-ci n'a pas à divulguer dans son bilan le montant des réserves générales définies au paragraphe (i). Cependant, le personnel compétent du service des finances inclura dans ses rapports de gestion réguliers des évaluations des réserves disponibles et informera de leur évolution à la fois le sous-comité et le Comité des finances.

ANNEXE B

Extrait du Document GEN 15 du Comité central de 2003

Rapport du Comité d'examen des directives I

Cotisations obligatoires

Aux termes de l'article I.6.c du Règlement du Conseil oecuménique des Eglises :

« Il appartient au Comité central de décider des mesures à prendre en cas de non-respect de ces obligations (telles qu'elles figurent à l'art. I.6.a et b du Règlement). »

Conformément à cette disposition, le Comité central, lors de sa session du 26 août au 2 septembre 2003, prend la décision suivante :

a) Les Eglises qui n'ont pas versé leur cotisation d'une année donnée ne peuvent pas recevoir de subventions pour la participation de leurs représentants ou délégués aux réunions des organes directeurs du COE, aux comités, à l'Assemblée ou à toute autre réunion ou manifestation du COE organisée l'année qui suit. A tout moment, une Eglise peut recouvrer le droit de bénéficier de ces subventions en versant sa cotisation de l'année précédente ainsi que celle de l'année en cours.

b) Les Eglises qui n'ont versé aucune cotisation jusqu'à la moitié de la période séparant deux Assemblées du COE sont portées sur la liste des Eglises membres non actives. Cette mesure entrera en vigueur au 1er janvier 2004. Le statut d'Eglise membre non active implique que l'Eglise concernée n'a pas le droit d'envoyer des représentants ou des délégués aux réunions des organes directeurs du COE, des comités ou à l'Assemblée. Le statut de membre non actif prendra effet six mois après la notification écrite de la décision par le secrétaire général.

c) Une Eglise ayant le statut de membre non actif ou ayant été informée qu'elle va l'avoir peut recouvrer en tout temps son statut de membre actif en versant l'équivalent de deux cotisations minimum.

Ces dispositions figurent en annexe à la lettre envoyée le 12 décembre 2003 par le secrétaire général Konrad Raiser aux correspondants officiels des Eglises membres.