Rapport (révisé)

1. Questions d'intendance et de gestion financière : de Harare à Porto Alegre

L'accomplissement du travail du COE durant les sept années écoulées a dépendu des généreuses contributions des Eglises membres, des partenaires spécialisés, des paroisses et des membres d'Eglises, contributions grandes et petites, sous forme d'apports financiers ou par d'autres moyens. Le Comité des finances de l'Assemblée (CFA) exprime sa profonde reconnaissance à toutes celles et tous ceux qui ont fourni une contribution.

Depuis 1999, les revenus totaux du COE ont diminué de 30%, tombant de CHF 61 millions à CHF 41 millions (budget 2006). Les contributions des membres sont demeurées stables ; la catégorie de revenus qui a connu la plus forte diminution est celle des fonds transmis aux partenaires oecuméniques par l'intermédiaire du COE. Le budget cadre pour 2007 estime les revenus disponibles à CHF 39 millions.

De 1999 à 2005, les fonds et réserves du COE ont également diminué de près de CHF 20 millions, soit 30%. Trois facteurs au moins expliquent cela. Premièrement, les gains sur investissements de CHF 7 millions enregistrés en 1999 ont été suivis de pertes sur investissements de CHF 6 millions au total de 2000 à 2002. Deuxièmement, en 2000 et 2001, des budgets de fonctionnement déficitaires ont été approuvés et appliqués en conséquence. Enfin, il a fallu attribuer aux fins auxquelles ils étaient destinés les soldes de fonds de programme de CHF 23 millions accumulés jusqu'en 2000. 

Face à la diminution des fonds et réserves, on a mis en place en 2002 une nouvelle structure de programmes fondée sur le système de la comptabilité par activités (activity-based costing ABC) et on a procédé à une réduction de l'effectif du personnel. Les principes directeurs approuvés par le Comité central de 2003 visant à définir et clarifier les catégories ‘fonds' et ‘réserves' et à réduire les risques dus aux investissements, et sa décision de fixer des objectifs précis pour reconstituer les réserves générales ont permis d'arriver à des résultats équilibrés de 2003 à 2005. 

Les mesures prises faisaient suite aux recommandations importantes du Comité des finances (CFA) de l'Assemblée de Harare qui mettaient l'accent sur la nécessité d'élaborer des principes directeurs concernant les fonds et les réserves et d'améliorer la planification financière.

En 2006, les fonds de programme sont estimés à près de CHF 4 millions, à la différence du niveau de CHF 23 millions enregistré il y a sept ans. Le mandat général imposant l'utilisation des fonds de programme accumulés a été appliqué, ce qui signifie qu'on a mis fin à la pratique consistant à compter sur ces fonds pour couvrir les dépenses de l'exercice en cours. Dans la période à venir, il sera essentiel d'établir une planification approfondie et d'élaborer un budget précis pour favoriser une gestion efficace des programmes. 

Le CFA se rallie entièrement aux recommandations du Comité central demandant au COE d'en faire moins, mais de le faire bien. Dans la perspective du travail sur la reconfiguration du mouvement oecuménique, il encourage le COE à se recentrer sur son objectif fondamental et à mieux faire connaître son rôle unique et ses responsabilités de communauté mondiale d'Eglises. 

Le CFA formule les recommandations suivantes :

• Le nouveau Comité central continuera à élaborer des budgets annuels réalistes et responsables, en réexaminant chaque année le niveau requis des réserves générales, ainsi que les dépenses d'investissement à long terme et les plans financiers. En outre, il conviendrait de soumettre pour approbation des plans de programmes et de projets comprenant des objectifs clairement formulés pour une durée de trois ans ou d'une année, ainsi que les résultats qu'on en attend, dans le cadre de plans triennaux glissants.
• Le recentrage sur le rôle unique du COE et la manière dont chacun des programmes proposés répond aux divers aspects de ce rôle seront clairement formulés dans le plan 2007-2009 qui sera présenté au Comité central en septembre 2006.
• Pour atteindre cet objectif, un plan d'action sera développé par le Groupe de direction du personnel (SLG) immédiatement après cette Assemblée. Ce plan prendra en compte les éléments suivants : les priorités de programme définies, l'effectif du personnel nécessaire à leur mise en oeuvre, la nécessité de mettre fin à certains projets de manière responsable en 2006, la discussion avec les organisations oecuméniques régionales et les conseils nationaux d'Eglises sur les possibilités de transférer certains projets de programme ou d'en poursuivre d'autres dans le cadre des réseaux ecclésiastiques et oecuméniques.
• A la lumière de l'évaluation des programmes préalable à l'Assemblée, le COE mettra en place un processus de planification, de suivi et d'évaluation des programmes, et de rapports à leur sujet ; ce processus, mené sous la conduite du Groupe de direction du personnel, imprégnera toute la culture de travail et inclura la désignation d'un/e coordinateur/trice professionnel/le, la mise au point d'outils informatiques de gestion des programmes et la formation générale du personnel.

2. Contributions des membres

En 2005, les contributions des membres, d'un montant total de CHF 6.4 millions, ne représentaient que 13% de l'ensemble des recettes du COE. Les cotisations sont demeurées stables, ce qui est en soi un élément positif, compte tenu des difficultés financières auxquelles de nombreuses Eglises sont confrontées depuis 1999. La campagne de mobilisation entreprise auprès des membres a eu pour résultat d'augmenter le nombre des Eglises qui versent des cotisations. A la fin de 2005, 75% des Eglises membres versaient des contributions, en comparaison de 55% en 1999. Le succès en ce domaine dépend de l'édification de relations et d'une communication claire avec les Eglises.

L'objectif de CHF 10 millions fixé par l'Assemblée de Harare à cette campagne s'est révélé irréaliste durant la période définie. Le Comité des finances de l'Assemblée exprime sa reconnaissance au Comité central pour la mise en oeuvre du nouveau système de calcul des cotisations, fondé sur l'équité et la transparence. Avec ce nouveau système, l'objectif devrait être réalisable à plus long terme.

Le CFA soutient que toutes les Eglises membres devraient verser une contribution minimum de CHF 1000, pour manifester leur engagement en faveur de la communauté fraternelle. 

Le CFA formule les recommandations suivantes :

• On poursuivra les efforts entrepris pour inciter davantage d'Eglises à s'acquitter de leurs cotisations.
• Le Comité central modifiera les sanctions infligées aux membres qui ne paient pas leur cotisation : une Eglise membre sera déclarée non active si elle n'a pas versé ses cotisations pendant trois années consécutives (au lieu de sept) et si, pendant ce temps, elle n'a pas réagi aux messages du COE.
• La cible de CHF 10 millions sera maintenue à long terme, mais on fixera cette cible à CHF 7 millions pour la période triennale 2007-2009.
• Les délégués à l'Assemblée encourageront leurs Eglises à faire des efforts pour atteindre les cibles à court et à long terme.

3. Nouvelles méthodes de travail

Depuis 2003, le COE poursuit la mise en place de nouvelles méthodes de travail fondées sur l'établissement de réseaux et comportant la création de deux secrétariats au Liban et à Fidji, la nomination dans des organisations hôtes de membres du personnel dont les postes sont financés par des programmes du COE, et la création d'initiatives oecuméniques internationales fonctionnant grâce à des consultants sous contrat avec le COE qui travaillent en Afrique et à Jérusalem auprès d'organisations hôtes. Ces initiatives font rapport tant à des groupes de référence internationaux qu'aux équipes de programme du COE, ce qui suscite parfois des incertitudes quant aux responsabilités en matière de décisions de gestion. En même temps, il n'y pas de communication de rapports aux équipes d'administration à Genève.

Tandis que les effectifs du personnel administratif et financier ont été réduits à Genève, des services sont maintenant nécessaires pour de nouvelles organisations en formation au Centre oecuménique. 

Le CFA reconnaît les avantages considérables que présentent les méthodes de travail qui permettent de tirer parti des ressources existant au sein de la communauté oecuménique. 

Le CFA formule les recommandations suivantes :

• Le COE exécutera des analyses des coûts et des avantages qu'entraîne le recours à de petites structures externes pour accomplir son travail, en tenant compte des risques accrus soulignés par les vérificateurs.
• On élaborera des principes directeurs concernant tant le recrutement et la gestion du personnel que les avantages sociaux accordés aux structures externes.
• Le COE augmentera la capacité et la compétence des responsables de programmes ainsi que du personnel de l'équipe de gestion chargés d'appliquer les nouvelles méthodes de travail.

4. Questions relatives au personnel 

Le COE a adopté la pratique actuelle du marché qui consiste à offrir des contrats temporaires aux nouveaux membres du personnel, tout en prolongeant presque automatiquement les contrats des cadres engagés de longue date. En 2005, plus de 32% du personnel avait dépassé 55 ans, tandis que 11% seulement avait moins de 30 ans.

L'effectif total des salariés et des consultants à long terme s'élève à 210, alors qu'il était de 204 en 2002. Si l'on considère ensemble les consultants et le personnel, on constate une augmentation réelle tant du nombre de personnes que des équivalents plein temps. Cette tendance est en contradiction avec les lignes directrices formulées en 2001 par le Comité des finances visant à stabiliser l'effectif.

Par rapport aux contributions, les dépenses de personnel et de consultants sont passées de 40% en 1999 à 50% en 2002 ; après l'ajustement du programme, la proportion est tombée à 46% en 2003. En 2006, elle devrait remonter pour atteindre 57% environ. Le Comité des finances se rend compte que le COE évolue vers des structures de travail fondées sur les connaissances, mais estime cependant cette proportion relativement élevée.

Le CFA formule les recommandations suivantes:

• Le COE examinera les Statut et Règlement du personnel ainsi que les principes directeurs en matière de politique du personnel, et notamment les aspects suivants:
  le renouvellement des contrats, en réaffirmant le principe que les contrats du personnel exécutif de programme ne sont normalement pas renouvelés plus d'une fois (actuellement quatre ans plus trois ans);
  la nécessité de recruter davantage de personnel compétent jeune, qui pourra aussi jouer un rôle dans la transformation du Conseil ;
  les procédures de recrutement, qui doivent être transparentes et ouvertes aux candidatures extérieures.
• On présentera régulièrement et de manière cohérente des statistiques sur les dépenses de personnel, les effectifs et les équivalents plein temps, accompagnées de définitions des catégories de personnel et de consultants concernées.

5. Stratégie en matière de revenus

Les contributions aux programmes d'un montant de CHF 31.3 millions versées par les Eglises et les partenaires spécialisés constituent 65% du total des revenus du COE en 2005. Vingt partenaires de financement fournissent environ 90% de ces contributions. Sur ces vingt, cinq versent près de 60%. 

Bien qu'une certaine stabilité ait été atteinte entre 2003 et 2005, il faut s'attendre à une baisse de 4% des contributions de programme en 2006. Le budget cadre approuvé pour 2007 prévoit une nouvelle réduction de 6%. 

En matière de revenus, la stratégie vise à maintenir les relations avec les principaux partenaires de financement ; chaque année, ces efforts culminent lors de la Table ronde du COE. En outre, le personnel est également en train d'élaborer des stratégies de collecte de fonds auprès des Eglises membres des Etats-Unis et de s'attacher à rechercher des sources de financement encore non explorées.

Le CFA réaffirme la nécessité de poursuivre les efforts en vue de parvenir à une conception commune et de renforcer les relations de confiance avec les partenaires de financement.  

6. Immeubles

L'Institut oecuménique de Bossey a été entièrement rénové durant les trois ou quatre dernières années, y compris les logements destinés aux étudiants. Le coût total du projet s'est élevé à CHF 8.4 millions, montant financé principalement par des prêts hypothécaires à intérêt fixe à long terme. L'accroissement des recettes de l'Institut a permis de financer les intérêts débiteurs, et les remboursements du prêt au cours des cinq années à venir ont été inscrits dans les plans financiers à long terme du COE ; les premiers paiements ont été effectués au cours des deux années écoulées. 

Les plans d'entretien du Centre oecuménique ont pris du retard. Il importe aujourd'hui de prendre des mesures afin d'assurer de manière satisfaisante le respect des règlements de construction locaux. 

Le CFA recommande au Comité central de se préoccuper, d'une part, du financement de l'entretien différé du Centre oecuménique et, de l'autre, de l'établissement d'un plan financier propre à couvrir des améliorations qui permettraient d'optimiser à la fois l'utilisation du bâtiment et son potentiel de création de revenus.  

7. Mandat du Comité de vérification

Le Comité des finances de l'Assemblée a pris connaissance d'un projet de mandat du Comité de vérification qui avait été préparé et soumis par le Comité de vérification du COE. Le CFA salue la contribution des professionnels qui ont participé bénévolement aux travaux du Comité de vérification au cours des sept années écoulées.

Le CFA recommande que, lors de sa première réunion, le Comité des finances examine le mandat du Comité de vérification et le soumette au Comité central pour adoption et désignation du nouveau comité. 

8. Fondation de retraite du COE

Suite à la demande du Comité exécutif, le Comité des finances de l'Assemblée a pris connaissance d'un rapport sur la situation actuelle de la Fondation de retraite du COE. Celle-ci ayant fait apparaître un léger déficit de couverture de ses obligations, le Conseil de la Fondation de retraite, en accord avec la législation suisse et conformément au conseil de ses actuaires, a procédé à une restructuration du système de retraites et mis en place un nouveau règlement qui prendra effet en 2006. Alors que les droits aux prestations accumulés par le personnel jusqu'en 2005 sont garantis, les prestations de retraite de celui-ci se constitueront à un taux réduit à partir de 2006. 

Le CFA accueille avec reconnaissance le travail accompli par les membres du Conseil de la Fondation de prévoyance et confirme que le COE devrait demeurer en solidarité avec le Conseil de la Fondation de retraite du COE en favorisant le partage d'informations lorsque c'est nécessaire.