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Informe del Comité de Finanzas

06 de septiembre de 2006

1. Ratificación del informe financiero de 2005

El Comité de Finanzas revisó el Informe Financiero sobre el ejercicio 2005, en el que se registra un superávit neto de CHF 1,9 millones y unas reservas generales de CHF 6,3 millones. En el informe de los auditores estos añaden que, en su opinión, los resultados reflejan con gran fidelidad los estados financieros del CMI. El Comité de Finanzas observa con gratitud el aumento del número de iglesias miembros que participan con el pago de sus cuotas de contribución, si se compara el porcentaje del 75% de 2005 con el del 55% de 1999. 

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que ratifique y adopte el Informe Financiero de 2005.  

2. Nombramiento de los Auditores

Tras terminar el proceso de presentación de ofertas de auditorías en 2004, en el que se concluyó que KPMG ofrecía el servicio de auditoría por su relación calidad precio, el Comité de Finanzas recomendó el nombramiento de KPMG como auditores para un período, en principio, de cuatro años, cuya renovación estará sujeta al nombramiento anual del Comité Central.  

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que designe a KPMG como auditores para el ejercicio financiero de 2006.  

3. Informe de KPMG sobre la gestión 2005

El Comité de Auditoría y el director de KPMG presentaron al Comité de Finanzas un informe sobre las cuestiones de control que habían surgido en el curso de su mandato de auditoría para el año 2005. El Comité de Finanzas debatió sobre estos asuntos con los miembros del Comité de Auditoría, que confirmaron que controlarían la aplicación de las correspondientes medidas de gestión, que habían quedado documentadas en el informe.  

Había dos cuestiones importantes. En primer lugar, los auditores observaron que cuando se preguntaba a varios miembros del personal responsable acerca de los controles que aplicaban para garantizar que los pagos aprobados se ajustaban a las partidas presupuestarias, y para garantizar que los beneficiarios de dichos pagos justificaban que estos se habían destinado a los fines convenidos, se apreciaban incongruencias en la naturaleza de las respuestas y en la manera en la que dichos controles se habían aplicado y documentado. Con el fin de mejorar estas medidas de control, se van a elaborar un serie de directrices en materia de control de la contabilidad cuya aplicación está prevista antes de junio de 2007. La segunda cuestión hacía referencia a la excesiva dependencia del escaso número de miembros del personal de finanzas cualificados profesionalmente, sin que hasta la fecha se hubiera llenado ninguna de las vacantes que se habían producido en los últimos dos años, una cuestión que estaba en vías de solución con la contratación del personal adecuado para cubrir estos puestos.  

4. Estrategia en materia de ingresos 2006-2008 e Informe sobre la contribución de miembros

El Comité de Finanzas recibió un informe sobre la estrategia en materia de ingresos para el período 2006-2008, y sobre la campaña de contribución de los miembros.  

El Comité de Finanzas reconoció que el CMI debía colaborar con las iglesias miembros durante sus campañas de recaudación de fondos. 

Se planteó un debate relativo a las normas que rigen cuando una iglesia miembro ha dejado de pagar su contribución durante tres años seguidos, sin haber contestado a las notas del CMI durante dicho período. Actualmente hay 25 iglesias que no han efectuado sus pagos al menos desde 2002. El Comité de Finanzas propuso que algunos miembros destacados del Comité Central podrían iniciar trámites para contactar y debatir con estas iglesias sobre su continuidad y su compromiso como miembros. 

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que apruebe y adopte como norma que las iglesias que no hayan pagado las contribuciones que les corresponden como miembros durante tres años consecutivos, y que no hayan contestado tampoco a las comunicaciones del CMI durante ese mismo período sean declarados miembros no activos, tal como recomienda a la Asamblea. El personal pondrá toda la información correspondiente a cada caso a disposición de las personas interesadas. 

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que haga un llamamiento para que todos los miembros de este Comité apoyen al Consejo y adopten medidas para alcanzar el objetivo de obtener CHF 7 millones de ingresos anuales durante los próximos tres años. 

5. Presupuesto de 2007

El Comité de Finanzas revisó el proyecto de presupuesto para 2007, que se expone más abajo, y escuchó un informe sobre previsiones y cuestiones presupuestarias.  

Tras compararlo con el presupuesto marco 2007, que se había presentado al Comité Ejecutivo en febrero de 2006, se vio que se había registrado un incremento en el gasto presupuestado que había pasado de CHF 1,3 millones a CHF 37,9 millones, mientras que los ingresos presupuestados permanecían fijos en CHF 39 millones. Las razones para el incremento de los costos en comparación con el presupuesto marco fueron tanto el aumento en los gastos de la contratación de nuevos miembros del personal para cinco nuevos puestos, como el incremento de los costos de programa e infraestructuras, especialmente los derivados del mantenimiento del edificio. 

En el proyecto de presupuesto, se preveía que los fondos de libre disponibilidad aumentasen en CHF 1,8 millones, una reducción de CHF 0,5 millones con respecto al objetivo de CHF 2,3 millones establecido en el presupuesto marco. 

En términos generales, el proyecto de presupuesto guarda un equilibrio, en la medida en que los ingresos totales superan a los gastos totales. Sobre la base del nivel actual de las reservas generales de CHF 6,3 millones, que en 2006 se incrementarán en CHF 1,2 millones más, bastará con un aumento de CHF 1,8 millones en los fondos de libre disponibilidad en 2007 para alcanzar el objetivo de lograr unas Reservas Generales de CHF 9 millones. 

Se explicó que el proyecto de presupuesto aún no está completo, ya que aún no se han incluido en él todas las actividades detalladas. Además, tampoco figuran en él los ingresos y gastos correspondientes a ACT Development. No se había hecho ninguna revisión general para garantizar una cierta coherencia en las previsiones ni para asegurar que los costos presupuestados eran razonables. El Comité esperaba que este tipo de control presupuestario formará parte del proceso directo de supervisión que se llevará a cabo bajo la coordinación del Secretario General (y, en el futuro, bajo la coordinación del personal del PSEI, en colaboración con el personal de presupuestos y planificación). 

 

Uso restringido

Libre disponibilidad

Asignados

Total

 

en millones de CHF

en millones

de CHF

en millones de CHF

en millones de CHF

Fondos y reservas llevados a nueva cuenta

15,89

7,56

14,37

37,82

 

 

 

 

 

Contribuciones de los miembros e ingresos de libre disponibilidad

-

6,54

-

6,54

Ingresos de contribuciones

25,76

-

-

25,76

Otros ingresos

2,59

3,10

1,03

6,72

Total de ingresos

28.35

9.64

1.03

39.02

 

 

 

 

 

Programas y otros gastos

15,88

3,08

1,03

19,99

Sueldos

13,42

4,40

-

17,82

Transferencias

0,28

(0,25)

-

0,03

Total de gastos y transferencias

29,58

7,23

1,03

37,84

Distribución de costos en infraestructuras

4.49

(4.49)

-

-

Total de costos tras distribución en infraestructuras

34,07

2,74

1,03

37,84

 

 

 

 

 

Distribución de ingresos de libre disponibilidad

5,11

(5,11)

-

-

 

 

 

 

 

Superávit/(disminución de los fondos)

(0,61)

1,79

-

1,18

 

 

 

 

 

Cierre de Fondos y Reservas

15,28

9,35

14,37

39,00

El Comité de Finanzas recomienda que el Comité Central: 

  • Apruebe el total de gastos y transferencias estimado en CHF 37,85 millones, para lo cual es necesario que no se incrementen los costos a no se prevean otras contribuciones o ingresos que puedan compensarlos. 

  • Exija al personal que complete la elaboración detallada del presupuesto y de las correspondientes medidas de control del mismo. 

  • Delegue en los miembros de la Mesa la tarea aprobar el presupuesto detallado antes de final del año en curso.  

6. Presupuestos marco para 2008 y 2009

Se presentaron y revisaron los presupuestos marco para 2008 y 2009. Estos presupuestos marco presentaban un estado equilibrado de cuentas donde los ingresos anuales ascienden a CHF 38,5 millones y el total anual de gastos a CHF 38,3 millones. Respecto a los fondos de libre disposición, se ha presupuestado un incremento de CHF 1 millón para 2008 y de CHF 700,000 para 2009. 

Los aumentos en los fondos de libre disposición para 2008 y 2009 se destinarán a la financiación de la renovación en el Centro Ecuménico.  

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que apruebe los presupuestos marco para 2008 y 2009. 

7. Examen de los planes de programa 2007-2013

El Comité de Finanzas examinó el documento GEN06 relativo a los planes de programa, y presentó al Comité de Orientación Programática los comentarios que figuran en el anexo de este Informe. 

8. Renovación del Centro Ecuménico

El Comité de Finanzas recibió un informe relativo a la necesidad de renovación del Centro Ecuménico cuyo costo total asciende a CHF 6,6 millones. Esta renovación está motivada por la necesidad de adecuar las medidas de seguridad contra incendios del edificio a la normativa en esta materia. Al Comité le preocupó que en los planes de renovación hasta el momento nunca se hubiera previsto la necesidad de realizar otras mejoras generales que no se refieran a los planes contra incendios, y que en el plan presentado no se hubiera previsto un fondo del 10% para otras contingencias; en particular, para la renovación de la Sala de Conferencias, que es una preocupación del Comité de Finanzas. 

El Comité de Finanzas recomienda que el Comité Central: 

  • Apruebe, por tanto, el proyecto de renovación con el fin de que se pongan en marcha las obligaciones correspondientes; 

  • exija que los planes sobre el proyecto detallado y el informe sobre los progresos realizados se presenten ante el próximo Comité Ejecutivo;  

  • Exija que se lleven a cabo esfuerzos en la recaudación de fondos para asegurar la viabilidad de la renovación de la Sala de Conferencias. 

9. Los planes para gastos de capital y financiación

Se examinaron los planes de gastos de capital para el período 2006-2011, que abarcaban el proyecto de renovación del Centro Ecuménico, la renovación de algunas casas en Bossey y la actualización de los equipos de tecnología de la información y otros equipos. Se estimó que el gasto total durante dicho período ascendería a CHF 10 millones.  

En el análisis se indicaba que, dado el actual nivel de Reservas Generales, los planes para incrementar aún más la dotación de dichas reservas entre 2007 y 2009, y teniendo en cuenta las estimaciones para el flujo de efectivo durante este período, las previsiones para gastos de capital podrían cubrirse principalmente pero no por completo con los propios fondos del CMI. Se consideró que sería necesario un préstamo adicional de 2 millones CHF para subvenir a los gastos de renovación del Centro Ecuménico. 

Se confirmó que el Consejo sigue pensando en aplicar el plan de reembolso de los préstamos de Bossey a razón de CHF 200.000 anuales. 

El Comité de Finanzas recomienda que el Comité Central:  

  • apruebe los planes de gastos de capital para 2007 que ascienden a CHF 3,2 millones, en los que se incluye la primera fase de la renovación del Centro Ecuménico  

  • delegue en los miembros de la Mesa la tarea de aprobar los préstamos hasta un límite de CHF 2 millones. 

10. Oficinas del exterior y de los representantes del CMI

Tal como establece el Comité Ejecutivo, y requiere el Comité de Finanzas de la Asamblea, el Comité de Finanzas revisó el análisis de costos y riesgos preparado por los miembros del personal de las oficinas exteriores. 

Hay 14 oficinas de representantes en el exterior, siete de las cuales cubren el programa EHAIA. Las demás son oficinas regionales o son oficinas que participan en programas específicos o en la iniciativa PEAPI.  

En el análisis de los riesgos se destacaron algunas incoherencias en las estructuras de administración y control, y se señaló la necesidad de adoptar algunas directrices normativas para dichas oficinas.  

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que éste exija  

  • que se presenten al próximo Comité Ejecutivo dichas directrices normativas para la gestión general de las oficinas, entre otros de aquellos aspectos relativos a los recursos humanos, prestando atención a las distintas naturaleza jurídica de cada oficina.  

  • que la política del CMI en relación con la representación en el exterior sea tal que, en la medida de lo posible, la responsabilidad institucional sobre dichas oficinas recaiga en los Consejos Regionales.  

11. Estadísticas sobre el personal, y normas y reglamentos del personal

El Comité de Finanzas debatió en torno a un informe sobre el número y la clasificación de los miembros del personal contratados por el Consejo en Ginebra y en sus oficinas en el exterior, tanto de los que figuran en plantilla como de los que han sido contratados como consultores.  

En el informe se incluye el siguiente resumen sobre el número de personas contratadas que, teniendo en cuenta los contratos a tiempo parcial, asciende a 162 puestos de trabajo a tiempo completo.  

Clasificación de los miembros del personal

N

Dirigentes

4

Directores de los programas (42), Consultores de Programa/Proyecto consultants (4), miembros adscritos a oficinas externas(4)

50

Especializado

"b" (equivalente a ejecutivos de programa) + adscritos (1)

19

"a" (equivalente a auxiliares administrativos)

9

Auxiliares administrativos (Ginebra y EE.UU.)

59

Personal en plantilla

personal de categoría profesional "b"

6

personal administrativo "a"

6

personal hostelero empleado en Bossey regidos por convenio colectivo (CCNT)

4

Personal administrativo, consultores jóvenes, etc empleados en Ginebra con contratos temporales

14

Total (de personas)

171

 

 

Personal de proyectos fuera de la sede de Ginebra

EHAIA

7

ETE Europa Oriental

1

Total de personas fuera de la sede de Ginebra

8

Numero total de empleados a nivel mundial con contratos en Ginebra

179

El Comité de Finanzas seguirá supervisando el Informe de Estadísticas del Personal, y solicita que éste abarque también un análisis de los costos de las distintas categorías. Cuando los costos del personal figuren dentro de la declaración de ingresos y gastos dentro de partidas distintas a los costos del personal, deberían explicarse los motivos.  

En la línea de la recomendación de la Asamblea en relación con la renovación de los contratos de directores de programa, el Comité de Finanzas constata que el informe del Secretario General (GEN04, Apéndice) constituye un compromiso para traducir en hechos el espíritu de dicha recomendación.  

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que este exija:  

  • que, cuando se creen nuevos puestos, o cuando se produzca alguna vacante, se abran los procedimientos de contratación a los candidatos externos.  

  • que se extiendan los contratos hasta los cuatro años, con la posibilidad de renovación únicamente por un plazo de tres años más.  

12. Mandatos del Comité de Auditoría y del Grupo Asesor de Inversiones

A petición del Comité de Finanzas de la Asamblea, se presentó una propuesta de mandato para el Comité de Auditoría. Esta propuesta fue presentada por el propio Comité de Auditoría.  

El Comité de Finanzas sugirió que se introdujeran algunas modificaciones en dicha propuesta, entre otros la designación de un miembro del Comité de Finanzas como miembro del Comité de Auditoría y, con el fin de garantizar la fluidez de la comunicación entre ambos Comités, el requisito de que dicho Comité invite a un miembro del Comité de Auditoría a participar en las reuniones del Comité de Finanzas en el futuro. Ambos mandatos deberían incluir una orientación sobre la duración del servicio de cada miembro, así como sobre la responsabilidad de que cada Comité garantice la renovación general de sus propios miembros. 

En relación con el Grupo Asesor de Inversiones, el Comité de Finanzas examinó un informe sobre el cumplimiento de la normativa actual en materia de inversiones. No se había documentado ningún mandato para el Grupo Asesor, cuyas responsabilidades figuran únicamente, hasta la fecha, en la normativa en materia de inversiones.  

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que éste solicite que se presenten, a la reunión del Comité Ejecutivo en febrero, un proyecto final de mandato para el Comité de Auditoría y un proyecto de mandato para el Grupo Asesor de Inversiones.  

APÉNDICE 

Observaciones del Comité de Finanzas al Comité de Orientación Programática sobre el examen de los Planes de programa 2007-2013 

  1. Los programas tal como se presentan guardan bastantes semejanzas con los que existían anteriormente. Convendría incluir un breve informe sobre los aspectos especialmente nuevos de los mismos, en la línea del espíritu expresado en Porto Alegre, así como una declaración expresa sobre los programas y proyectos a los que va a ponerse fin o que ya han concluido.  

  1. Se aprecia el modo en el que se ha procedido a la elaboración de los planes de programa, especialmente su examen por el Comité Ejecutivo del pasado mayo. El Comité de Finanzas es consciente de que es el Comité de Orientación Programática el que debería ahora presentar al Comité Central las recomendaciones que estime convenientes para introducir enmiendas en los planes de programa. Dada la prioridad que se había otorgado a determinadas cuestiones en la Asamblea, los miembros del Comité de Finanzas han manifestado su decepción sobre el escaso hincapié que se había hecho en determinadas áreas, tanto en los aspectos descriptivos como en los relativos a la financiación de los planes. En esta categoría figura la importancia que se dio a Oriente Medio, al diálogo interreligioso y la migración, áreas en las que han insistido tanto los informes del Presidente como del Secretario General. Por otra parte, los miembros del Comité de Finanzas estiman que no se han subrayado suficientemente áreas como el cambio climático y AGAPE. En contraposición, no se ha comprendido bien que se haya hecho hincapié en el nuevo proyecto titulado Plataforma mundial para la reflexión teológica y el análisis, con respecto a otras prioridades determinadas. 

  1. En el estado actual de cosas, no se ha planteado de forma totalmente coherente el papel que desempeñan las responsabilidades que incumben específicamente al CMI en sus actividades de programas. Parece que se ha previsto reforzar este aspecto durante el primer ciclo de tres años de aplicación de los programas.  

  1. Con el fin de tomar decisiones eficaces sobre la forma que adoptará el ciclo de programa de siete años, conviene que se prevean y lleven a cabo las evaluaciones a medio plazo a principios de 2009, a fin de que puedan presentarse sus conclusiones al Comité Central de agosto de 2009 para su examen y decisión.  

  1. En el documento del Plan de programa no se menciona el presupuesto de ACT Development estimado en CHF 700.000. En el documento del Plan de Programa sobre ACT Development convendría incluir una mención al hecho de que se trata de una organización en formación, así como a sus objetivos, a sus actividades previstas dentro del CMI y a su presupuesto estimado. 

  1. Con el fin de garantizar el correcto aprovechamiento de los recursos generales, evitar la duplicación de esfuerzos y dirigirlos en la dirección correcta, cada programa debería incluir como parte de su proceso una evaluación de los recursos y las capacidades de que dispone en el conjunto de la red ecuménica. Convendría examinar la posibilidad de integrar directamente a otras organizaciones en el trabajo del programa en los casos en que éstas cuenten con capacidades reconocidas en esas áreas. En algunos casos, una organización exterior puede tener competencia en un área concreta y merecer la dirección de un proyecto. 

  1. Hay que prestar suma atención a la formulación de los objetivos mensurables de los proyectos. En uno de estos proyectos se mencionaba, por ejemplo, como criterio para evaluar el cumplimiento de sus objetivos, que las iglesias "fueran mutuamente responsables". Este criterio no es solamente poco claro e imposible de medir, sino que es también injustificable desde el punto de vista constitucional, salvo en lo que concierne a las contribuciones de los miembros y a otros acuerdos financieros. 

  1. La evolución de los costos de los proyectos durante el período de tres años no supone, como se hubiera esperado, tres etapas distintas: la puesta en marcha, la madurez y la conclusión. Se entiende que deben proseguirse los esfuerzos para definir con más precisión la evolución de los presupuestos de tres años.  

  1. Como prueba de que se ha hecho una estimación suficiente y razonablemente detallada de los costos en los presupuesto, sería deseable que se presentase al Subcomité de Finanzas del próximo Comité Ejecutivo un informe sobre las conclusiones y el trabajo efectuado para evaluar la calidad de las informaciones relativas al presupuesto. En el equipo encargado de examinar los presupuestos deberían figurar no solamente los miembros del personal de finanzas, sino también los miembros del personal asignado a los programas, quienes podría contribuir a un examen cualitativo del presupuesto detallado de otro programa.