GEN/FIN 4 Informe del comité de finanzas

1. Aprobación de los estados financieros de 2003

El Comité de Finanzas examinó los estados financieros comprobados de 2003, en los que se registra un superávit neto de CHF 1,4 millones. Los estados financieros fueron revisados y aprobados por el Comité Ejecutivo en agosto de 2004.

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que ratifique y apruebe los estados financieros de 2003 tal como fueron comprobados y publicados.

2. Informe de KPMG sobre la gestión 2003

El auditor y el personal de KPMG así como los representantes del Comité de Auditoría se reunieron con el Comité de Finanzas para presentar un informe basado en las observaciones que se derivan del mandato de auditoría para 2003. El auditor confirmó que las medidas de control están funcionando bien en general. Se examinaron las cuestiones relativas al personal y las medidas tomadas para mejorar las normas de contabilidad y los controles en las oficinas exteriores.

El Comité de Finanzas recibió el informe, agradeciendo la participación de los auditores y de los miembros del Comité de Auditoría.

3. Resultados provisionales para el ejercicio de 2004

El Comité examinó los resultados provisionales para 2004. Los resultados antes de su consolidación indican un aumento neto de los fondos de libre disponibilidad y asignados de CHF 1,7 millones, lo que se acerca al objetivo de CHF 1,8 millones. Los fondos de uso restringido disminuyeron en CHF 0,7 millones en comparación con los 2,8 millones previstos en el presupuesto. Se reconoció que aunque se registra una mejora en términos de presupuestación y previsión de los gastos, los resultados aún presentan diferencias importantes en relación con el plan.

Ha continuado la tendencia a la baja de los ingresos. Dejando de lado los ingresos por concepto de contribuciones de los miembros y las contribuciones no designadas, las contribuciones para programa han disminuido en el 5% en comparación con 2003. El Comité de Finanzas ratificó que debía mantenerse el objetivo de CHF 5,2 millones para las reservas generales hasta finales de 2005.

El Comité de Finanzas reconoció y agradeció los trabajos emprendidos por el personal de finanzas. El Comité de Finanzas solicita al Grupo de Dirección del Personal y al personal de programa que presten mayor atención a la seriedad y la precisión de las previsiones de gastos.

4. Nombramiento de los auditores para el ejercicio de 2004

Tras terminar el procedimiento de presentación de ofertas, cuyos resultados se informaron al Comité Ejecutivo en agosto de 2004, el Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que designe a KPMG como auditores para el ejercicio de 2004.

5. Presupuesto para 2005

Se examinó el presupuesto revisado para 2005.

Tras examinar algunos riesgos que presentaba el proyecto de presupuesto, se efectuaron los siguientes ajustes:

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Añadir CHF 200.000 a los ingresos de explotación presupuestados de CHF 1,2 millones para el Instituto de Bossey, con lo cual el objetivo pasa a ser de CHF 1,4 millones, habida cuenta de los ingresos de explotación realizados en 2004 que se elevaron a CHF 1,3 millones y el compromiso de movilizar fondos para subvenir a los gastos adicionales por concepto de préstamos para la reciente renovación de Petit Bossey.

Aceptar que el saldo previsto de los fondos de programa del Instituto de Bossey se elevará a CHF 700.000 tratándose principalmente del Fondo de Becas, y corregir así la previsión de que el Fondo de Becas podría reducirse en más de CHF 300.000 en el plazo de un año.

Como resultado de los ajustes supra, adjudicar al Instituto de Bossey la cantidad de CHF 350.000 de ingresos no asignados.

Reducir en CHF 350.000 los otros ingresos presupuestados para el programa de Publicaciones, habida cuenta de que los resultados de 2004 están por debajo del presupuesto, reconociendo así la necesidad de asignar ingresos no asignados adicionales a ese programa.

Efectuar una reducción general de CHF 350.000 en los gastos directos a fin de garantizar en 2005 un aumento de CHF 1,3 millones de los fondos de libre disponibilidad en las Reservas Generales, así como un aumento de CHF 0,3 millones de los fondos para la renovación del Centro Ecuménico. De esta manera, se alcanzará a finales de 2005 el objetivo de CHF 5,2 millones establecido por el Comité Central para 2003. (Para información se adjunta la Política de Fondos y Reservas aprobada por el Comité Central 2003 como el Anexo A).

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Tras introducir los ajustes supra, el presupuesto revisado figura a continuación:

El Comité de Finanzas toma nota además que el Grupo de Dirección del Personal ha emprendido una revisión de la repartición de los horarios del personal en relación con la Asamblea. El Comité de Finanzas pide que esa repartición se efectúe dentro de los límites del presupuesto para 2005 del Consejo.

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que apruebe el presupuesto revisado para 2005.

6. Plan de flujo de efectivo, gastos de capital y nuevo préstamo para 2005

El Comité de Finanzas examinó el documento Cash Flow Plan 2005, en el que se propone la cantidad de CHF 1,73 millones para gastos de capital. Los gastos de capital previstos son los siguientes:

Financiado mediante donaciones recibidas

Terminación del Centro Ecuménico de Investigaciones CHF 0,48m

A financiarse con fondos de las Reservas Generales

Equipo de sala de conferencias de Bossey, renovación de la casa del guarda, lugar de estacionamiento 0,28m

Equipo de informática y otros equipos, Centro Ecuménico 0,12m

A financiarse mediante préstamo con garantía de una hipoteca sobre el Centro Ecuménico

Sistema de calefacción y de ventilación, Centro Ecuménico 0,85m

Total CHF 1,73m

El plan de flujo de efectivo pone en evidencia que, tras efectuar los gastos supra, se dispone de suficientes activos netos para cubrir la cantidad de CHF 5,2 millones de Reservas Generales, en el entendido de que a mitad de año se solicitará un préstamo a largo plazo de CHF 800.000 para reemplazar el sistema de calefacción. Los intereses por un período de seis meses en 2005 se elevarán a CHF 15.000; esta partida se ha tenido en cuenta en el presupuesto revisado para 2005.

El Comité de Finanzas pide que se sometan a la aprobación de la Mesa del Comité de Finanzas las condiciones del préstamo y el plan de reembolso.

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que apruebe el plan de gastos de capital para 2005.

7. Funcionamiento del Comité de Finanzas de la Asamblea

El Comité examinó las tareas del Comité de Finanzas de la Asamblea (GEN 5.1).

El Comité de Finanzas considera que la tarea de ayudar a los delegados y asesores a comprender las finanzas y la situación financiera del Consejo es un desafío, y que el Comité de Finanzas de la Asamblea debería contar con el apoyo de los miembros del actual Comité de Finanzas que participen en la Asamblea.

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central:

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que se designe a uno de los miembros de la Mesa del Comité de Finanzas como moderador del Comité de Finanzas de la Asamblea;

que se designe a los miembros del Comité de Finanzas que participen como delegados en la Asamblea para integrar el Comité de Finanzas de la Asamblea;

que se invite a asistir al Comité de Finanzas de la Asamblea a los miembros del Comité de Finanzas que participen en la Asamblea en calidad de asesores.

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8. Renovación de la Sala de Conferencias

El Comité escuchó una introducción y examinó la maqueta en relación con la renovación propuesta de la Sala de Conferencias, tras un estudio arquitectónico realizado a solicitud del Comité Ejecutivo. La propuesta incluye la orientación a lo largo de la sala, un estrado, revestimiento de parquet, eliminación de los paneles de madera en las paredes para mejorar la acústica, instalación de claraboyas especiales en el cielorraso para recibir luz natural, y apertura de ventanas corredizas en la pared del fondo que da a la terraza. El costo total del proyecto se eleva a CHF 1,1 millones.

El Comité observó que generalmente se prefiere la orientación a lo ancho de la sala durante las reuniones del Comité Central, porque hace que los participantes y los oradores estén más cerca. La estructura del estrado debería ser desmontable para permitir diferentes orientaciones de la sala. Se deberá prestar atención a la cuestión de la orientación de las claraboyas del cielorraso teniendo en cuenta la orientación de la luz en los distintos momentos del día y en las diferentes estaciones. El tapiz debería colgarse en el vestíbulo de la entrada principal, en la capilla o en otro lugar de la sala de conferencias.

El Comité recibió la propuesta con interés y agradecimiento, pidiendo que se adopte la máxima flexibilidad en la configuración de la sala para permitir los diferentes usos.

El Comité de Finanzas recomienda que se elaboren los planes de financiación y arquitectónicos para su presentación al Subcomité de Finanzas del Comité Ejecutivo en septiembre.

9. Presupuesto para 2006

El Comité de Finanzas examinó el presupuesto marco revisado para 2006, reconociendo que en este marco se registra una reducción de los gastos directos de programa de CHF 3,2 millones en relación con 2005. La reducción se debe a la disminución de los ingresos por concepto de contribuciones y al éxito de los esfuerzos para reducir la utilización de los fondos de uso restringido en 2005.

El presupuesto marco y sus consecuencias fue examinado con el Comité de Programa. El año 2006 se considera un año difícil, habida cuenta de la celebración de la Asamblea y la evaluación de las actividades de los programas.

Dadas las incertidumbres del ejercicio financiero y la necesidad de hacer frente a imprevistos, se propone un aumento de las Reservas Generales de CHF 1,8 millones.

El Comité de Finanzas considera que una cobertura de los sueldos de tres meses con cargo a las Reservas Generales, que concluirá a finales de 2005, es un nivel de cobertura mínimo. El Comité desea que se alcance una cobertura de seis meses en los próximos años.

El Grupo de Dirección del Personal elaborará un presupuesto detallado que se someterá a la aprobación de la Mesa en junio.

El presupuesto marco para 2006 es el siguiente:

El Comité de Finanzas recomienda al Comité Central que apruebe el presupuesto marco para 2006 y delega a los miembros de la Mesa la tarea de aprobar el presupuesto detallado revisado para 2006.

10. Renovación de Petit Bossey

La renovación de Petit Bossey, el edificio de residencia principal de los estudiantes, se ha llevado a cabo por un costo total de CHF 1.018.000, mientras que en el presupuesto se preveía un gasto de capital de CHF 1.000.000. El Comité examinó un informe en el que se describen e ilustran las renovaciones, que incluyen la instalación de nuevas cañerías, una nueva instalación eléctrica, el revestimiento de los pisos, y la renovación completa de los equipos.

El préstamo para construcción de CHF 1.000.000, aprobado por la Mesa en junio de 2004, pasará a ser un préstamo a largo plazo. La cantidad anual por concepto de intereses se eleva a CHF 30.000, y será cubierta mediante el aumento de los ingresos de explotación del Instituto de Bossey. Se prevé que el Instituto reembolse el préstamo a razón de CHF 75.000 al año.

El Comité de Finanzas recibió el informe y aprobó el plan de reembolso del préstamo.

11. Inversiones del fondo de dotación

El Comité de Finanzas escuchó un breve informe sobre el procedimiento de presentación de ofertas en curso.

El Comité de Finanzas recibió el informe, y pidió que los resultados y las conclusiones se comuniquen a los miembros de la Mesa del Comité de Finanzas, que procederá al nombramiento del nuevo encargado de inversiones, de conformidad con las disposiciones de la Política de Inversiones.

12. Informe sobre la reunión con los representantes de la Junta Directiva del Fondo de Jubilaciones

El moderador y los miembros del Comité de Finanzas se reunieron con los representantes de la Junta Directiva del Fondo de Jubilaciones. Se examinó el informe redactado por el moderador de esa Junta, en el que se evidencia un ligera falta de cobertura del Fondo. Se examinó la petición de la Junta Directiva de que se otorgue al Fondo una contribución extraordinaria. El Comité de Finanzas tomó nota de que la Junta Directiva desea que se la informe por adelantado de las decisiones relativas al personal que pudieran tener repercusiones en el Fondo de Jubilación.

El Comité de Finanzas recordó que, de conformidad con un acuerdo jurídico concluido en 2003, el Fondo de Jubilación se beneficia a mediano plazo de una contribución anual. El Comité de Finanzas considera que actualmente no es posible aportar una contribución adicional ni extraordinaria.

El Comité de Finanzas pidió que se invite a los miembros de la Mesa del Fondo de Jubilación a la próxima reunión del Subcomité de Finanzas del Comité Ejecutivo, con objeto de:

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presentar un informe sobre la situación del Fondo tras la aplicación de las medidas correctivas tomadas para hacer frente a la falta de cobertura de las obligaciones del Fondo de Jubilación;

examinar y debatir las estrategias actuales de la Junta Directiva del Fondo de Jubilación que se aplican con el apoyo del Comité de Finanzas y el Subcomité de Finanzas del Comité Ejecutivo.

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13. Estrategia de movilización de ingresos

El Comité de Finanzas escuchó un informe sobre la estrategia de movilización de ingresos del CMI, que se centra en reforzar las relaciones por medio de mesas redondas y de visitas bien planificadas así como el mejoramiento de la calidad del trabajo administrativo en el ciclo de financiación y presentación de informes.

En 2005 se designará un responsable de la recaudación de fondos en la oficina en los Estados Unidos. Con una estrategia de mayor participación de las iglesias miembros estadounidenses en la vida del Consejo, es de esperar que con el tiempo aumenten sustancialmente los ingresos procedentes de fuentes de ese país.

Se propicia una nueva orientación de la financiación no tradicional, a condición de asignar personal adicional con este fin.

El Comité de Finanzas recibió con gratitud el informe. Un debate detenido a la luz del documento de evaluación previa a la Asamblea suscitó varias cuestiones de interés:

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El Consejo tiene una función irremplazable; es recalcando y comunicando esa función como tendremos en el futuro oportunidades de financiación.

El estilo de gestión y la metodología del programa necesitan nuevos enfoques y una mayor transparencia de la labor programática y sus resultados.

Es esencial proseguir los esfuerzos para mejorar la calidad de la labor programática del CMI y comunicarla a los organismos de financiación; mejorar la planificación, la supervisión y la evaluación será probablemente una ayuda considerable para promover la confianza y la continuación del apoyo de los principales organismos de financiación.

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El Comité de Finanzas insta al Grupo de Dirección del Personal a que considere seriamente estas cuestiones y tome las medidas oportunas.

14. Campaña sobre las contribuciones de los miembros

El Comité de Finanzas recibió con gratitud el informe relativo a la campaña sobre las contribuciones de los miembros. El Comité de Finanzas conviene en una cifra revisada de contribuciones de los miembros de 6,3 millones de CHF para el período 2006-2008 a efectos presupuestarios.

Esta cifra tiene en cuenta las diferentes situaciones económicas en varias partes del mundo que influyen sobre la suma que pueden pagar en francos suizos ciertas iglesias. Sin embargo, el Comité recuerda al Comité Central que la Asamblea de Harare fijó un objetivo de 10 millones de CHF para las contribuciones de las iglesias miembros.

El Comité de Finanzas reafirmó la importancia de orientarse hacia un aumento constante del número de iglesias miembros que participan financieramente en la labor del Consejo mediante sus contribuciones.

El Comité de Finanzas recuerda al Comité Central la decisión tomada en su reunión de 2003 sobre las iglesias que, al no haber abonado su contribución desde Harare, pasan a ser "miembros no activos" (se adjunta copia de la decisión, CC 2003 GEN15, "Informe del Comité de Examen I").

El Comité de Finanzas pide al Secretario General que envíe cartas a las iglesias que no han pagado su contribución desde 1998, declarándolas miembros no activos, con las correspondientes consecuencias. Estas cartas se enviarán inmediatamente después de esta reunión del Comité Central.

15. Presupuesto de la Asamblea

El Comité de Finanzas examinó el presupuesto revisado de la Asamblea. Se discutieron los planes de recaudación para cubrir los costos de la Asamblea, en especial en relación con la Mutirão.

El presupuesto muestra un total de ingresos de 6,7 millones de CHF y un total de gastos de 7,1 millones de CHF, lo que incluye imprevistos por 600.000 CHF. La diferencia se cubrirá mediante transferencias de 400.000 CHF de los Fondos de Programa de Libre Disponibilidad.

El Comité expresó su inquietud por la reducción del presupuesto de comunicación de un millón a 660.000 CHF. Se explicó que se han desarrollado formas creativas de utilizar los nuevos métodos de comunicación, reduciendo el número de materiales impresos, lo que permite reducir el presupuesto original de comunicación. El Comité de Finanzas se congratula por tales innovaciones en las metodologías de comunicación y espera que de este modo la Asamblea goce de la más amplia accesibilidad posible.

El Comité de Finanzas recomienda que el Comité Central apruebe el presupuesto revisado de la Asamblea.

ANEXO A

Informe del Comité de Finanzas al Comité Central

Apéndice 4

POLÍTICA DE FONDOS Y RESERVAS

(i) Categorías de fondos y de reservas

Fondos de uso no restringido

Fondos asignados (se trata de fondos de uso no restringido asignados por las autoridades internas)

Fondos asignados - activos fijo

Fondos de uso restringido

Fondos de dotación

Reservas Generales

Las Reservas Generales son fondos a disposición del CMI tras haber cumplido con sus obligaciones y compromisos, sin recurrir a los activos fijos.

El trabajo se realizará, cuando proceda, en consulta con los auditores para garantizar constantemente su conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad (IFRS). Se presentará un informe de estado de los trabajos al Comité de Finanzas y, en el intervalo entre sus reuniones, al Subcomité de Finanzas del Comité Ejecutivo.

(ii) Examen anual de los fondos de programa

El Consejo tiene las mismas obligaciones en relación con los fondos de programa que con los fondos de uso restringido. Como se dice anteriormente, se esforzará por garantizar, en toda la medida de lo posible, que los fondos de programa sean realmente fondos de uso restringido.

Los saldos de los fondos de programa pueden dividirse en dos categorías, a saber, los fondos que han de guardarse durante más de un año, esencialmente destinados a las determinadas conferencias, y los fondos que han de desembolsarse en el plazo de 12 meses después de su recepción.

Se procederá a un examen anual de los fondos de programa con objeto de:

<typolist>

establecer la documentación completa para justificar su clasificación en la categoría de fondos de programa

garantizar clasificaciones correctas

asignar los saldos remanentes de conformidad con el deseo expresado por los donantes,

planificar las fechas de los desembolsos, si éstos se extienden por más de un año.

</typolist>

Normalmente, los saldos de los fondos de programa que han de desembolsarse en el plazo de un año para cada uno de los programas principales deberían permanecer al mismo nivel y representar un monto aproximadamente del 1/12 al 2/12 de las contribuciones anuales generales a ese programa, sin tener en cuenta las aportaciones multilaterales. En caso de que hubiera excepciones a este procedimiento en el momento del examen, se investigarán las razones y se tomarán las medidas pertinentes, en particular se tomará contacto con los interesados para negociar soluciones aceptables para todos.

Los encargados de finanzas presentarán documentación pertinente de referencia para facilitar el examen.

(iii) Otras categorías de fondos

Se reducirán al mínimo categorías de fondos. Estas categorías, cuyas razones deberán fundamentarse, deberían ser el resultado de exigencias específicas de las Normas Internacionales de Contabilidad (IFRS), o de recomendaciones de los auditores. El Comité de Finanzas aprobará cualquier cambio introducido en las otras categorías de fondos.

(iv) Autoridad con competencia para hacer las transacciones

Las transacciones que conciernen las cuentas de las reservas definidas en el Balance de 31 de diciembre de 2002, deben ser aprobadas antes del establecimiento de los estados financieros definitivos por la Mesa del Comité de Finanzas.

(v) Reservas Generales

El saldo obligatorio de las Reservas Generales, que se define el punto i), será el equivalente de los costos de tres meses de salarios. El Comité de Finanzas controlará el nivel de las Reservas Generales para que el saldo correspondiente sea el requerido.

(vi) Presentación de informes

El balance del CMI preparado según las normas del IFRS no necesita dar a conocer el monto de las Reservas Generales definidas en el punto i). Sin embargo, el personal competente del Departamento de Finanzas incluirá en sus informes de gestión regulares evaluaciones de las reservas disponibles e informará de su evolución al Subcomité y al Comité de Finanzas.

ANEXO B

Pasaje del documento GEN 15 del Comité Central de 2003

Informe del Comité de Examen I

Contribuciones obligatorias de las iglesias miembros

El apartado c del párrafo 6 del artículo I del Reglamento del Consejo Mundial de Iglesias dice lo siguiente:

"El Comité Central determinará las consecuencias del incumplimiento de estas obligaciones" (estipuladas en los apartados a y b del párrafo 6 del artículo I del Reglamento):

a) Las iglesias que no hayan pagado su contribución como miembro en un determinado año no tendrán derecho a recibir el año siguiente subvenciones para sus representantes o delegados en las reuniones de los órganos rectores, los comités y la Asamblea del CMI, ni en otras reuniones o actos organizados por el CMI. Cualquier iglesia podrá recibir nuevamente esas subvenciones si paga su contribución del año anterior junto con la del año en curso.

b) Las iglesias que no hayan pagado contribución alguna transcurrido la mitad del intervalo entre una Asamblea del CMI y la siguiente serán clasificadas como iglesias miembros no activas. Esta medida será efectiva a partir del 1 de enero de 2004. La condición de iglesia miembro no activa implica que la iglesia no podrá enviar representantes o delegados a las reuniones de los órganos rectores, los comités y la Asamblea del CMI, y no podrán recibir subvenciones para otras reuniones o actos organizados por el CMI. La aplicación de la condición de iglesia miembro no activa entrará en vigor seis meses después de que la iglesia haya sido informada por escrito por el secretario general.

c) Una iglesia clasificada como miembro no activo o que haya sido informada de que ha de serlo podrá en cualquier momento recuperar su condición de miembro activo pagando el equivalente de dos años de la contribución anual mínima de miembro, o la suma que se haya convenido en negociación con el CMI.

Anexo de la carta con fecha 12 de diciembre de 2003 de Konrad Raiser a los corresponsales oficiales de las iglesias miembros