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Bericht des Finanzausschusses

06. September 2006

1. Bestätigung des Finanzberichts 2005

Der Finanzausschuss prüfte den Finanzbericht 2005, der einen Zuwachs der Gesamtmittel von insgesamt CHF 1,9 Millionen und der allgemeinen Rücklagen von CHF 6,3 Millionen auswies. Im Bericht der Rechnungsprüfer wird die Meinung geäußert, dass der Jahresabschluss die Finanzlage des ÖRK in allen materiellen Aspekten korrekt darstellt. Der Finanzausschuss nahm mit Anerkennung zur Kenntnis, dass die Zahl der Kirchen, die Mitgliedsbeiträge zahlen, gestiegen ist. 2005 waren es 75%, die auf diese Weise zur Arbeit des ÖRK beitrugen, verglichen mit 55% im Jahr 1999. 

Der Zentralausschuss bestätigt den geprüften Finanzbericht 2005 und nimmt ihn an.

2. Ernennung der Rechnungsprüfer

Im Anschluss an die Ausschreibung des Auftrags zur Rechnungsprüfung im Jahr 2004, aus der KPMG als bester Anbieter im Blick auf Qualität und Preis-Leistungs-Verhältnis hervorging, hatte der Finanzausschuss empfohlen, KPMG als Rechnungsprüfer grundsätzlich für die Dauer von vier Jahren zu ernennen, wobei der Zentralausschuss diese Ernennung jedoch jährlich bestätigen muss.  

Der Zentralausschuss ernennt KPMG als Rechnungsprüfer für das Haushaltsjahr 2006. 

3. KPMG-Bericht an das Management 2005 

KPMG legte dem Finanzausschuss den Bericht der Rechnungsprüfer vor und ging auf Fragen ein, die im Verlauf der Rechnungsprüfung 2005 im Zusammenhang mit der Ausgabenkontrolle gestellt worden waren. Der Finanzausschuss diskutierte diese Fragen mit den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses, die bekräftigten, dass sie die praktische Umsetzung der im Bericht dokumentierten Antworten des Managements auf diese Fragen verfolgen würden. 

Es ging dabei um zwei grundsätzliche Anliegen. Erstens fiel den Rechnungsprüfern auf, dass die Antworten der zuständigen Stabsmitglieder auf Anfragen zu den Kontrollen, mit denen sichergestellt werden soll, dass die genehmigten Auszahlungen den Haushalt nicht übersteigen und dass die Empfänger Nachweise über die bestimmungsgemäße Verwendung der ausgezahlten Mittel erbringen, nicht immer klar waren und hinsichtlich der Art und Weise, wie die Kontrollen ausgeführt und dokumentiert wurden, Unstimmigkeiten aufwiesen. Aufgrund dessen wurde bekräftigt, dass bis Juni 2007 entsprechende Richtlinien aufgestellt und umgesetzt werden sollen. Das zweite Problem ergab sich daraus, dass eine allzu große Abhängigkeit von den wenigen fachlich qualifizierten Mitarbeitern/innen in der Finanzabteilung bestand, was darauf zurückzuführen ist, dass ausscheidende Stabsmitglieder in den letzten zwei Jahren nicht ersetzt worden sind. Dieses Problem wird gegenwärtig durch die Einstellung neuer kompetenter Mitarbeiter/innen gelöst. 

4. Einkommensstrategie 2006-2008 und Bericht über die Mitgliedsbeiträge 

Der Finanzausschuss nahm den Bericht über die Einkommensstrategie 2006-2008 und über die Kampagne zur Steigerung der Mitgliedsbeiträge entgegen.  

Der Finanzausschuss erkannte an, dass der ÖRK Mittelbeschaffungskampagnen zusammen mit den Mitgliedskirchen durchführen muss.  

Es fanden Diskussionen über die Regeln statt, die Anwendung finden, wenn eine Mitgliedskirche drei Jahre lang ihren Mitgliedsbeitrag nicht bezahlt und keine Antwort auf die Anfragen des ÖRK gegeben hat. Gegenwärtig gibt es 25 Kirchen, die zumindest seit 2002 keine Zahlungen geleistet haben. Der Finanzausschuss schlug vor, dass die Mitglieder des Zentralausschusses Kontakt mit den betreffenden Mitgliedskirchen in ihrer Region aufnehmen und mit ihnen über die Fortsetzung ihrer Mitgliedschaft im ÖRK und ihres ökumenischen Engagements diskutieren.  

Der Zentralausschuss billigt die Bestimmung, dass Kirchen, die in drei aufeinander folgenden Jahren ihren Mitgliedsbeitrag nicht bezahlt und in dieser Zeit keinen Kontakt zum ÖRK aufgenommen haben, in Übereinstimmung mit der Empfehlung der Vollversammlung als nicht-aktive Mitgliedskirchen geführt werden, und nimmt diese Bestimmung an. 

Der Zentralausschuss ersucht alle Zentralausschussmitglieder um aktive Unterstützung des ÖRK bei der Verwirklichung des Ziels, die jährlichen Einnahmen in der kommenden 3-Jahres-Periode auf CHF 7 Millionen zu steigern.  

5. Haushalt 2007 

Der Finanzausschuss prüfte den Haushaltsentwurf für 2007 (siehe unten) und nahm einen Bericht über die ihm zugrunde liegenden Voraussetzungen und Anliegen entgegen.  

Verglichen mit dem Rahmenhaushalt 2007, der dem Exekutivausschuss im Februar 2006 vorgelegt worden war, sind die veranschlagten Ausgaben um CHF 1,3 Millionen auf CHF 37,9 Millionen gestiegen, während die veranschlagten Einnahmen sich weiterhin auf CHF 39 Millionen belaufen. Diese Ausgabensteigerungen im Vergleich zum Rahmenhaushalt sind einerseits auf gestiegene Personalkosten im Umfang von ca. fünf neuen Mitarbeiterstellen und andererseits auf gestiegene Programm- und Infrastrukturkosten - bei letzteren handelt es sich primär um Instandhaltungskosten für das Gebäude - zurückzuführen.  

Im Haushaltsentwurf wurde ein Anstieg der nichtzweckgebundenen Mittel um CHF 1,8 Millionen veranschlagt, was eine Senkung um CHF 0,5 Millionen gegenüber dem im Rahmenhaushalt festgesetzten Ziel von CHF 2,3 Millionen darstellt. 

Insgesamt weist der Voranschlag einen ausgeglichenen Haushalt aus, da die Gesamteinnahmen die Gesamtausgaben übersteigen. Aufbauend auf dem gegenwärtigen Volumen der allgemeinen Rücklagen von CHF 6,3 Millionen, das 2006 um CHF 1,2 erhöht werden soll, ist eine Anhebung der nichtzweckgebundenen Mittel im Jahr 2007 um CHF 1,8 Millionen ausreichend, um es dem Rat zu ermöglichen, das Ziel von CHF 9 Millionen für die allgemeinen Rücklagen zu erreichen. 

Es wurde erklärt, dass der Haushaltsentwurf noch nicht vollständig sei, da noch nicht alle Einzelaktivitäten im Haushalt aufgeführt seien. Zudem seien die Einnahmen und Ausgaben von ACT-Entwicklung noch nicht im Haushalt enthalten. Der Haushaltsentwurf sei auch nicht noch einmal insgesamt überarbeitet worden, so dass die Qualität der geleisteten Arbeit unterschiedlich und nicht gewährleistet ist, dass die veranschlagten Ausgaben für die Projektarbeit vertretbar seien. Der Ausschuss erwartet, dass eine solche Kontrolle im Rahmen des unmittelbaren Monitoringprozesses durchgeführt wird, der für diesen Haushalt vom Generalsekretariat koordiniert wird (und in Zukunft von den PMER-Mitarbeitern/innen in Zusammenarbeit mit Stabsmitgliedern, die für Haushalt und Planung verantwortlich sind).

  

 

Zweck- gebunden

Nichtzweck-gebunden

Zweck-

Bestimmt

Insgesamt

 

CHF Millionen

CHF Millionen

CHF Millionen

CHF Millionen

Übertragene Mittel & Rücklagen

15.89

7.56

14.37

37.82

 

 

 

 

 

Mitglieds- & nichtzw.geb.-Beiträge

-

6.54

-

6.54

Programmbeiträge

25.76

-

-

25.76

Andere Einnahmen

2.59

3.10

1.03

6.72

Gesamteinnahmen

28.35

9.64

1.03

39.02

 

 

 

 

 

Programm- & andere Kosten

15.88

3.08

1.03

19.99

Gehälter

13.42

4.40

-

17.82

Transfers

0.28

(0.25)

-

0.03

Gesamtkosten und Transfers

29.58

7.23

1.03

37.84

Verteilung der Infrastrukturkosten

4.49

(4.49)

-

-

Gesamtkosten nach Verteilung der Infrastrukturkosten

34.07

2.74

1.03

37.84

 

 

 

 

 

Verteilung nichtzw.geb. Einnahmen

5.11

(5.11)

-

-

 

 

 

 

 

Überschuss/(Mittelrückgang)

(0.61)

1.79

-

1.18

 

 

 

 

 

Abschluss Mittel & Rücklagen

15.28

9.35

14.37

39.00

Der Zentralausschuss

  • billigt die Gesamtausgaben und Transfers in Höhe von CHF 37,85 Millionen und erteilt die Anweisung, dass die Ausgaben nur dann steigen dürfen, wenn im Gegenzug auch entsprechende Beiträge oder andere Einnahmen in den Haushalt aufgenommen werden;

  • weist die zuständigen Mitarbeiter an, die Ausarbeitung des detaillierten Haushalts und der erforderlichen Kontrollmechanismen abzuschließen;

  • erteilt den leitenden Amtsträgern/innen die Vollmacht, den detaillierten Haushalt vor Ende des Jahres im Einvernehmen mit dem Vorsitzenden des Finanzausschusses zu billigen.

6. Rahmenhaushalte 2008 und 2009 

Die Rahmenhaushalte 2008 und 2009 wurden vorgestellt und überprüft. Sie wiesen ein relativ stabiles Einkommensniveau von CHF 38,5 Millionen und Gesamtausgaben von CHF 38,3 Millionen für jedes Jahr aus. Die Steigerung der nichtzweckgebundenen Mittel wird 2008 auf CHF 1 Millionen und 2009 auf CHF 700 000 veranschlagt.  

Diese zusätzlichen Beträge in den nichtzweckgebundenen Mittel 2008 und 2009 sind für die Renovierung des Ökumenischen Zentrums vorgesehen.  

Der Zentralausschuss billigt die Rahmenhaushalte für 2008 und 2009.

Der Zentralausschuss ermächtigt den Exekutivausschuss, den Haushalt für 2008 zu billigen.  

7. Überprüfung der Programmpläne 2007-2013 

Der Finanzausschuss prüfte Dokument GEN 06 zu den Programmplänen und leitete seine Kommentare an den Programmausschuss weiter. Diese Kommentare sind im Anhang zu diesem Bericht enthalten. 

8. Renovierung des Ökumenischen Zentrums

Der Finanzausschuss nahm einen Bericht über die Renovierung des Ökumenischen Zentrums entgegen, die mit CHF 6,6 Millionen im Haushalt veranschlagt ist und aufgrund der Verpflichtung, die behördlichen Feuerschutzvorschriften einzuhalten, notwendig geworden ist. Der Ausschuss stellte mit Sorge fest, dass die Renovierungspläne gegenwärtig keine allgemeinen Instandsetzungsmaßnahmen, die nicht in Bezug zum Feuerschutz stehen, vorsehen und keine Sicherheitsreserve von 10% für unvorhersehene Ausgaben einschließen. Insbesondere die Renovierung des Plenarsaals beschäftigte den Ausschuss. 

Der Zentralausschuss

  • billigt grundsätzlich das Renovierungsprojekt, damit konkrete Verpflichtungen eingegangen werden können;

  • erteilt die Anweisung, dass auf der nächsten Tagung des Exekutivausschusses detaillierte Projektpläne und ein Zwischenbericht vorgelegt werden;

  • erteilt die Anweisung, dass Mittelbeschaffungsmaßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass die Renovierung des Plenarsaals bis 2009 abgeschlossen werden kann.

9. Geplanter Kapitalaufwand und Finanzierung 

Der geplante Kapitalaufwand für die Jahre 2006-2011, der das Renovierungsprojekt, die Renovierung der Villen in Bossey und die Erneuerung der Computer sowie anderer Anlagen einschließt, wurde geprüft. Die für die gesamte Periode vorgesehenen Gesamtausgaben wurden auf CHF 10 Millionen veranschlagt. 

Eine Analyse, die auf dem gegenwärtigen Niveau der allgemeinen Rücklagen und den Plänen zur kontinuierlichen Steigerung der Rücklagen von 2007 bis 2009 aufbaut und berücksichtigt, wie viele Mittel in dieser Zeit schätzungsweise zur Verfügung stehen, kam zu dem Ergebnis, dass der gesamte geplante Kapitalaufwand im Großen und Ganzen, aber nicht vollständig, durch ÖRK-Mittel abgedeckt werden könnte. Sie ging davon aus, dass 2007 ein Darlehen von CHF 2 Millionen für die Finanzierung der Renovierung des Ökumenischen Zentrums aufgenommen werden muss.  

Es wurde bekräftigt, dass der Rat auch weiterhin wie geplant jährlich CHF 200 000 bereitstellen wird, um die für die Renovierung von Bossey aufgenommenen Darlehen zurückzuzahlen.  

Der Zentralausschuss

  • billigt den geplanten Kapitalaufwand für 2007 in einer Gesamthöhe von CHF 3,2 Millionen, einschließlich der ersten Phase der Renovierung des Ökumenischen Zentrums;

  • erteilt den leitenden Amtsträgern/innen die Vollmacht, Darlehen bis zu einer Höhe von CHF 2 Millionen zu genehmigen.

10. Nebenstellen und Vertretungen des ÖRK 

Auf Ersuchen des Exekutivausschusses und wie vom Finanzausschuss der Vollversammlung angefordert, prüfte der Finanzausschuss die vom Stab aufgestellte Kosten-Nutzen-Analyse.  

Es gibt 14 Nebenstellen und Vertretungen, von denen sieben zum EHAIA-Programm gehören. Bei den anderen handelt es sich um Regionalreferate oder um Büros, die in spezifischen Programmen oder im Rahmen der EAPPI-Initiative tätig sind.  

Die Kosten-Nutzen-Analyse stellte gewisse Inkonsequenzen in den Verwaltungs- und Kontrollstrukturen heraus und ließ erkennen, dass auf Richtlinien für die Büros nicht verzichtet werden kann.  

Der Zentralausschuss ersucht darum,

  • dass dem Exekutivausschuss auf seiner nächsten Tagung Richtlinien für das allgemeine Management der Nebenstellen und Vertretungen, einschließlich Personalpolitik, vorgelegt werden, wobei der unterschiedliche Rechtsstatus der verschiedenen Kategorien von Büros zu berücksichtigen sein wird.

11. Personalstatistik und Personalordnung 

Der Finanzausschuss erörterte einen Bericht über Zahl und Kategorie der beim ÖRK in Genf sowie in den Außenbüros nach Mitarbeiter- und nach Beraterverträgen angestellten Mitarbeiter/innen. 

Der Bericht enthielt die folgende Zusammenfassung der Mitarbeiterzahlen, die - Teilzeitstellen mit eingerechnet - insgesamt 162 Vollzeitäquivalente ausweist. 

Personalkategorien

Pers. Nr.

Leitung

4

ltd. Mitarbeiter/innen (42), Progr./Projekberatung (4), abgestellt (4)

50

Fachpersonal

"b" (entspricht ltd. Programmmitarb.) + abgestellt (1)

19

"a" (entspricht Verwaltungsmitarb.)

9

Verwaltungspersonal (Genf und USA)

59

Zentr. Dienste

Hb

6

Ha

6

Hotelpersonal in Bossey gemäß Kollektivvereinbarung (CCNT)

4

Kurzfristige Programmassistenz, Juniorberater/innen etc. in Genf

14

Insgesamt (Kopfzahl)

171

 

 

Projektstab außerhalb

Genfs

EHAIA

7

ETE Osteuropa

1

Kopfzahl außerhalb Genfs insgesamt

8

Weltweit insgesamt mit Genfer Verträgen

179

Der Finanzausschuss wird den Bericht über die Personalstatistik weiter überprüfen und beantragt, dass er eine Kostenanalyse für die verschiedenen Kategorien einschließt. Wo Personalkosten in der Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben in einer anderen Rubrik als unter Personalkosten enthalten sind, sollte das erklärt werden. 

Im Zusammenhang mit der Empfehlung der Vollversammlung zur Erneuerung von Verträgen leitender Programmmitarbeiter/innen erkennt der Finanzausschuss im Berichts des Generalsekretärs (GEN 04, Anhang) die Verpflichtung, den Geist der Empfehlung umzusetzen.  

Der Zentralausschuss erteilt die Anweisung,

  • dass der Einstellungsprozess bei der Besetzung neuer oder frei gewordener bestehender Stellen für Bewerber/innen von außen offen sein muss;

  • dass neue Verträge für vier Jahre gelten sollen und nur einmal um drei Jahre verlängert werden können; er geht davon aus, dass Ausnahmen erforderlich sein und vom Exekutivausschuss gebilligt werden können. 

12. Mandate des Rechnungsprüfungsausschusses und der Anlageberatungsgruppe 

Auf Ersuchen des Finanzausschusses der Vollversammlung wurde der Entwurf eines Mandats für den Rechnungsprüfungsausschuss vorgelegt, der vom Rechnungsprüfungsausschuss selbst vorgeschlagen worden war.  

Der Finanzausschuss schlug einige Änderungen vor, u.a. die Ernennung eines Mitglieds des Finanzausschusses in den Rechnungsprüfungsausschuss. Um eine enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Ausschüssen sicherzustellen, schlug er ferner vor, in Zukunft auch ein Mitglied des Rechnungsprüfungsausschusses zu den Tagungen des Finanzausschusses einzuladen. In beiden Mandaten sollten Leitlinien für die Länge der Dienstzeit eines jeden Mitglieds enthalten sein und die Verantwortung der beiden Ausschüsse für die Erneuerung ihrer Mitgliedschaft angesprochen werden. 

Im Zusammenhang mit der Anlageberatungsgruppe prüfte der Finanzausschuss einen Bericht zur gegenwärtigen Einhaltung der Anlagepolitik. Es liegt kein schriftliches Mandat für die Beratungsgruppe vor, deren Zuständigkeiten zurzeit lediglich in der Anlagepolitik angesprochen werden. 

Der Zentralausschuss erteilt die Anweisung, dass dem Exekutivausschuss auf seiner Tagung im Februar 2007 der endgültige Entwurf des Mandats für den Rechnungsprüfungsausschuss wie auch des Mandats für die Anlageberatungsgruppe zur Beschlussfassung vorgelegt wird.  

ANHANG 

Kommentare des Finanzauschusses an den Programmausschuss zu den Programmplänen 2007-2013

1. Die vorgestellten Programme scheinen im Allgemeinen denen recht ähnlich zu sein, die bereits existieren. Es wäre empfehlenswert, einen kurzen Bericht über die Aktivitäten zu verfassen, die wirklich neu sind und den Geist der Verwandlung und Erneuerung widerspiegeln, der in Porto Alegre spürbar war. Ferner sollte eine klare Aufstellung der Programme und Projekte verfasst werden, die abgeschlossen worden sind oder werden.  

2. Es wird anerkannt, dass die Ausarbeitung der Programmpläne nach einem angemessenen Verfahren erfolgt ist, zu dem auch eine Prüfung durch den Exekutivausschuss im Mai gehörte. Der Finanzausschuss geht davon aus, dass der Programmausschuss dafür zuständig ist, dem Zentralausschuss jetzt eventuelle Änderungsempfehlungen zu den Programmplänen vorzulegen. Eingedenk der Priorität, die die Vollversammlung bestimmten Themen offensichtlich einräumte, zeigten sich einige Mitglieder des Finanzausschusses enttäuscht darüber, dass bestimmte Bereiche weder in den Beschreibungen, noch in den Finanzierungsplänen entsprechend hervorgehoben worden sind. In diese Kategorie fallen der Schwerpunkt Naher Osten, interreligiöser Dialog und Migration, die auch in den Berichten des Generalsekretärs und des Vorsitzenden betont worden sind. Des Weiteren wären Klimawandel und AGAPE als Themen zu nennen, die nach Ansicht von Mitgliedern des Finanzausschusses nicht genügend betont worden sind. Dagegen wurde nicht recht verstanden, warum das neue Projekt ‚Globale Plattform für Theologie und Analyse‘ im Vergleich zu anderen relativen Prioritäten so stark betont wurde.

3. Bislang wird die Rolle und Zuständigkeit, die allein der ÖRK im Zusammenhang mit bestimmten Programmen übernehmen kann, nicht durchgehend betont. Wir gehen davon aus, dass dies während des ersten 3-Jahres-Programmzyklus noch präzisiert werden soll.  

4. Für konstruktive Beschlussfassungen zur Gestaltung des 7-jährigen Programmzyklus ist es wichtig, dass Halbzeit-Bewertungen eingeplant und Anfang 2009 durchgeführt werden, damit die Ergebnisse dem Zentralausschuss auf seiner Tagung im August 2009 zur Prüfung und Beschlussfassung vorgelegt werden können. 

5. ACT-Entwicklung mit einem vorgesehenen Haushalt von CHF 700 000 fehlt im Dokument über die Programmpläne. Dem Dokument sollte eine Anmerkung hinzugefügt werden, in der erläutert wird, dass sich ACT-Entwicklung im Aufbau befindet, welche Zielsetzungen und Arbeitspläne die Organisation innerhalb des ÖRK hat und wie ihr veranschlagter Haushalt aussieht.

6. Um sicherzustellen, dass die globalen Ressourcen wirksam eingesetzt werden, dass eine Verdoppelung der Bemühungen vermieden wird und dass Schwerpunkte daher mit Bedacht gesetzt werden, sollte zum Ablauf eines jeden Programms gehören, dass die im ökumenischen Netz insgesamt zur Verfügung stehenden Ressourcen und Fachkenntnisse berücksichtigt werden. Auch sollte die unmittelbare Beteiligung anderer Organisationen an der Programmarbeit in Erwägung gezogen werden, wann immer eine Organisation nachweislich über entsprechendes Fachwissen verfügt. In bestimmten Fällen eignet sich eine andere Organisation u.U. auch, um die Rolle des Projektträgers zu übernehmen. 

6. Die Formulierung messbarer Zielsetzungen für die Projekte erfordert größte Sorgfalt. In einem Projekt wurde "den Kirchen… Rechenschaft abverlangen" als Zielsetzung genannt. Dies scheint nicht nur wenig klar und messbar zu sein, es lässt sich auch von der Verfassung her nicht rechtfertigen, es sei denn, es geht um Mitgliedsbeiträge und andere finanzielle Vorkehrungen. 

7. Das Kostenprofil der Projekte für die 3-Jahres-Periode enthält keine Anfangs-, zentrale und Schlussphase, wie man erwarten könnte. Der Finanzausschuss geht davon aus, dass die 3-Jahres-Haushalte noch weiter ausgearbeitet werden. 

8. Als Beleg dafür, dass die einzelnen Posten angemessen und vertretbar in den jeweiligen Haushalten veranschlagt wurden, sollte dem Finanzunterausschuss auf der nächsten Tagung des Exekutivausschusses ein Bericht über Ergebnisse und Arbeitsleistung vorgelegt werden, an dem sich die Qualität der haushaltsrelevanten Informationen ablesen lässt. Dem Team, das die Haushalte überprüft, sollten nicht nur Finanz-, sondern auch Programmmitarbeiter/innen angehören, die wertvolle Beiträge zur Qualitätsprüfung des detaillierten Haushalts eines anderen Programms leisten können.