Toutes les demandes de bourse de formation en groupe doivent satisfaire aux critères généraux suivants pour être prises en considération.

• Les Eglises membres du COE peuvent soumettre des demandes de bourse directement au Bureau des bourses.
• Les demandes soumises par des conseils nationaux, organisations œcuméniques régionales ou autres organisations à base communautaire travaillant dans un contexte œcuménique doivent être accompagnées d’une lettre de recommandation de l’Eglise membre du COE intéressée, avec en-tête officiel, donnant des détails sur les points suivants:
• Statut de l’organisation en relation avec l’Eglise membre du COE.
• Description de la nature œcuménique du travail mené par l’organisation et degré de coopération ou collaboration avec l’Eglise membre du COE.
• Description des résultats attendus de la formation pour la collectivité en général et pour l’Eglise membre du COE en particulier.
• Toutes les demandes doivent concerner une formation dans le domaine des ministères en rapport avec la diaconie ou le développement. Ces ministères sont des éléments essentiels du service des fidèles disciples du Christ dans le contexte de la communauté locale; ils constituent des composantes intrinsèques de la vision œcuménique de la promotion de communautés justes et durables, fondées sur la participation populaire. Les bourses de formation en groupe servent à accroître et approfondir cette participation populaire au développement et à la transformation des communautés en renforçant les ministères de diaconie et de développement des Eglises et des organisations liées à l’Eglise qui rendent témoignage à l’Evangile de vie, don de Dieu au monde par Jésus Christ.
• La formation est destinée à des groupes composés de femmes et d’hommes, de personnes laïques et ordonnées, qui ont besoin de perfectionnement et de formation pour accomplir leur service dans leur Eglise, organisation liée à l’Eglise ou communauté. Le principe de l’égalité d’accès à la formation pour les femmes et les hommes doit être respecté.
• Les participant(e)s à la formation doivent être déjà engagés dans les activités de l’institution ou organisation qui soumet la demande, ou dans une institution ou organisation affiliée ou associée.
• Dans l’idéal, les participant(e)s à la formation doivent avoir une certaine expérience professionnelle et être résolus à jouer un rôle de multiplicateurs dans un contexte où les connaissances et capacités acquises peuvent être transmises à d’autres.
• Les demandes doivent indiquer les objectifs visés, la méthodologie et les résultats attendus, exposés de manière détaillée et accompagnés d’un budget réaliste des coûts prévisibles.
• La formation doit se dérouler dans un délai de douze (12) mois après la signature de l’accord de partenariat avec le COE et le transfert du premier versement afférent à la bourse.
• L’institution ou organisation soumettant la demande de bourse porte l’entière responsabilité de la suite du processus facilité par la formation.

Etant donné le but et la portée ainsi que la capacité limitée des ressources financières, les limites et restrictions suivantes s’appliquent à la formation en groupe accompagnée par le COE par le biais de son Programme des bourses.

• Les demandes doivent être présentées sur les formulaires fournis par le COE. Ces formulaires sont disponibles en anglais, français et espagnol.
• Toutes les demandes doivent fournir une information complète et comprendre un budget détaillé indiquant avec précision le coût prévisible des activités décrites. Les candidatures incomplètes ne sont pas prises en considération. Les candidat(e)s sont tenus de fournir toute information complémentaire en rapport avec leur demande qui pourrait être sollicitée par le Bureau des bourses du COE. Il est de la responsabilité de l’organisme requérant de faire en sorte que des canaux de communication appropriés fonctionnent tout au long du processus de candidature.
• Le montant maximum d’une bourse accordée pour une seule demande n’excède normalement pas 20 000 francs suisses. Le COE se réserve le droit de déterminer le montant final accordé à l’organisme requérant.
• Il est recommandé que l’institution ou organisation soumettant la demande de bourse fasse figurer dans celle-ci les détails de toute contribution en espèces ou en nature à la formation proposée.
• Les demandes doivent fournir des détails sur l’ensemble des coûts afférents à la formation, en indiquant le cas échéant d’autres sources de revenus éventuelles.
• En règle générale, les honoraires des formateurs et le coût des matériels d’enseignement essentiels ne doivent pas excéder respectivement 20% du budget.
• Les organismes requérants ayant obtenu une bourse sont invités à signer avec le COE un accord de partenariat contractuel énumérant les diverses conditions qui s’appliquent à l’attribution de la bourse.
• Les fonds sont versés exclusivement sur un compte bancaire établi au nom de l’institution ou organisation soumettant la demande.
• Le paiement du montant de la bourse est échelonné en deux tranches. Le premier versement, comprenant 80% du total, est envoyé à réception de l’accord de partenariat signé. Le deuxième versement, portant sur le montant restant de 20%, est transféré à réception d’un rapport final descriptif et financier (avec justificatifs des dépenses) présenté dans le format préparé par le COE.
• Toute institution ou organisation présentant par la suite une autre demande de bourse ne verra sa candidature prise en considération que si un rapport descriptif et financier satisfaisant a été soumis pour toute formation antérieure.
• Aucune institution ou organisation ne peut présenter plus de deux (2) demandes de bourse consécutives.
• Toute institution ou organisation ayant reçu une bourse doit soumettre un rapport descriptif et financier respectant le format convenu et le délai spécifié dans l’accord de partenariat.
• Le COE est libre de faire usage du rapport sur la formation et des photos qui l’accompagnent  à des fins d’information, de publicité ou de collecte de fonds, après avoir consulté l’institution ou organisation sur les questions touchant la sphère privée ou la protection des données personnelles.
• Les demandes doivent parvenir au Bureau des bourses au plus tard le 30 avril de chaque année civile; elles sont considérées sur la base de leurs mérites individuels, compte tenu des ressources disponibles.

Toutes les demandes de bourse doivent respecter la procédure ci-après.

• Le formulaire de candidature rempli est soumis au Bureau des bourses du COE à Genève à l’adresse suivante, au plus tard le 30 avril de chaque année civile (date d’arrivée des documents à Genève):
  
  Bureau des  bourses
  Justice, diaconie et responsabilité envers la création
  Conseil œcuménique des Eglises
  150, route de Ferney
  C.P. 2100
  CH-1211 Genève 2
  Suisse
  
  Le formulaire de candidature peut aussi être envoyé d’abord par courrier électronique au Bureau des bourses. Toutefois, le formulaire de candidature complet et tous les documents qui l’accompagnent doivent être envoyés par courrier postal normal à l’adresse indiquée ci-dessus.

• Le formulaire de candidature doit être accompagné des documents suivants.
• Les demandes soumises par des conseils nationaux, organisations œcuméniques régionales ou autres organisations à base communautaire travaillant dans un contexte œcuménique doivent être accompagnées d’une lettre de recommandation de l’Eglise membre du COE intéressée, avec en-tête officiel, donnant des détails sur les points suivants:
• Statut de l’organisation en relation avec l’Eglise membre du COE.
• Description de la nature œcuménique du travail mené par l’organisation et degré de coopération ou collaboration avec l’Eglise membre du COE.
• Description des résultats attendus de la formation pour la collectivité en général et pour l’Eglise membre du COE en particulier.
• Budget (annexe A au formulaire de candidature) énumérant en détail les besoins financiers du programme de formation.